{ "count": 215, "schedule": [ { "code": "DAC", "level": "Organisation", "title": "Direction de l'aviation civile", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "contract": "2021_09/DAC" }, { "code": "A", "level": "Domaine d’activité", "title": "Synthèse des activités de la Direction", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "A1", "level": "Catégorie", "title": "Documents constitutifs de la mémoire de la Direction", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A1-01", "level": "Série", "title": "Compte-rendu annuel des activités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A1", "documents": "Rapport d'activité annuel, tableau de bord des projets, projet de rapport d'activité annuel ou mensuel des services et départements, statistique" }, { "code": "A2", "level": "Catégorie", "title": "Vie interne de la Direction", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A2-01", "level": "Série", "title": "Évènements internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A2", "documents": "Photographie, vidéo, registre de témoignage, livre d'or, communiqué, support de présentation, flyer, affiche" }, { "code": "A5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités du chef d'administration", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A5-01", "level": "Série", "title": "Documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Agenda*, discours final, correspondance, note**", "remarks": "Observation : * Conservation des informations concernant l'activité publique dans le cadre des fonctions du chef d'administration. Sont exclues du versement les informations d'ordre privé** Les notes concernent également les notes manuscrites" }, { "code": "A5-02", "level": "Série", "title": "Documents non engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Invitation, correspondance, note préparatoire aux discours" }, { "code": "B", "level": "Domaine d’activité", "title": "Gestion stratégique des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "B1", "level": "Catégorie", "title": "Fonctionnement général", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B1-01", "level": "Série", "title": "Décisions stratégiques de la Direction", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Note de service, document stratégique définissant les politiques, note interne, avis, rapport de mission" }, { "code": "B1-02", "level": "Série", "title": "Réunions de service et groupes de travail internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Ordre du jour, procès-verbal, compte-rendu, rapport, annexe, document support, document préparatoire, tableau de bord mensuel ou annuel" }, { "code": "B1-03", "level": "Série", "title": "Courrier entrant et sortant", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Correspondance, minute, fichier de suivi, registre du courrier", "remarks": "Observation : Le courrier entrant et sortant est scanné et enregistré sous Vivaldi par le secrétariat. Chaque département est responsable de la conservation de la minute signée ou de l'original signé (en cas d'envoi électronique)" }, { "code": "B3", "level": "Catégorie", "title": "Travaux de portée stratégique", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B3-01", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs sous la responsabilité du ministère de tutelle - documents engageants et finalisés", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B3", "documents": "Lettre de saisine, note de saisine, avant-projet de loi, projet de loi, fiche financière, fiche d'impact, avant-projet de règlement grand-ducal, projet de règlement grand-ducal, arrêté grand-ducal, avis " }, { "code": "B3-02", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs sous la responsabilité du ministère de tutelle - versions préparatoires", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "B3", "documents": "Lettre de saisine, note de saisine, avant-projet de loi, projet de loi, fiche financière, fiche d'impact, avant-projet de règlement grand-ducal, projet de règlement grand-ducal, arrêté grand-ducal, avis" }, { "code": "B3-03", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs nécessitant l'avis de la Direction - 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documents non engageants", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "D3", "documents": "Correspondance, pièce justificative, document préparatoire, documentation" }, { "code": "E", "level": "Domaine d’activité", "title": "Relations extérieures et communication", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "E1", "level": "Catégorie", "title": "Actions de communication publique ou ciblée", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E1-01", "level": "Série", "title": "Stratégie de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Document traçant la stratégie de production d'outils de communication, planning annuel" }, { "code": "E1-02", "level": "Série", "title": "Campagne d'information et de sensibilisation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Affiche, bannière numérique, vidéo, photographie, visuel, flyer, brochure, newsletter (courriels)", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Visuel des supports, support de presse, programme, dossier de presse", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Organisation d'évènements et de manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Correspondance engageante, programme, dossiers de présentation, liste des orateurs, liste des personnes invitées, invitation, liste des personnes présentes, supports de communication (affiche, invitation, plaquette, prospectus, publicité, fardes promotionnelles etc.), dossier de presse, revue de presse, communiqué de presse", "remarks": "Observation : Versions définitives bonnes pour impression" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, photographie, rush" }, { "code": "E1-06", "level": "Série", "title": "Supports élaborés ou échangés avec le Service informations et presse (SIP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Photographie, sommaire revue de presse, revue de presse, monitoring radio, monitoring internet national et international, communiqué " }, { "code": "E3", "level": "Catégorie", "title": "Participation à des instances extérieures", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E3-01", "level": "Série", "title": "Réunions, groupes de travail et conseils d'administration des instances nationales ou internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance engageante, procès-verbal, compte-rendu, expertise, ordre du jour, liste des participants, documentation remise aux participants, note, avis" }, { "code": "E3-02", "level": "Série", "title": "Négociation d'accord bilatéraux et accords communautaires", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance, accord, mémoire d'entente, rapport de réunion, avis ", "remarks": "Observation : La DAC peut conserver une copie non modifiable des documents versés à des fins de consultation" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, discours, document venant à l'appui de l'intervention (PowerPoint), affiche, document promotionnel, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E3-04", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, affiche, document promotionnel, document remis aux participants, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E4", "level": "Catégorie", "title": "Présence Internet", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E4-01", "level": "Série", "title": "Site internet", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Texte, vidéo, photographie, contenu multimédia", "remarks": "Observation : RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal. Moissonnage du web effectué par la BnL dans le cadre du dépôt légal. Le producteur n'a pas d'action à entreprendre en vue de la collecte des données pour le site suivant : dac.public.lu" }, { "code": "E4-02", "level": "Série", "title": "Contenu publié sur les réseaux sociaux", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Publication", "remarks": "Observation : L'archivage des réseaux sociaux n'est pas assuré par le moissonnage du web. Une procédure ad hoc sera transmise par les ANLuxLa DAC est présente sur les réseaux LinkedIn, Facebook et prochainement Twitter" }, { "code": "E5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle de la communication", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E5-01", "level": "Série", "title": "Identité visuelle de l'État", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Règle, logo, charte graphique", "remarks": "Justification du sort final : Les documents relatifs à la charte visuelle de l’État utilisée par la DAC sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E5-02", "level": "Série", "title": "Identité visuelle spécifique à la Direction", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Règle, logo, charte graphique", "remarks": "Justification du sort final : La DAC dispose d'une identité visuelle développée en interne" }, { "code": "H", "level": "Domaine d’activité", "title": "Sécurité et sûreté", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "H1", "level": "Catégorie", "title": "Organisation générale de la sécurité", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H" }, { "code": "H1-01", "level": "Série", "title": "Gestion des risques", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H1", "documents": "Plan d'urgence " }, { "code": "H1-02", "level": "Série", "title": "Activité relative au délégué à la sécurité", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H1", "documents": "Rapport, compte-rendu de réunion, registre de la sécurité, procédure d'évacuation, fiche technique, rapport du comité local de sécurité, note d'information au personnel" }, { "code": "H2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des accidents", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H" }, { "code": "H2-01", "level": "Série", "title": "Traitement et suivi des accidents", "period": "P15Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H2", "documents": "Procédure, fichier des accidents, déclaration, correspondance" }, { "code": "H3", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des incidents", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H" }, { "code": "H3-01", "level": "Série", "title": "Traitement et suivi des incidents", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H3", "documents": "Fichier des incidents" }, { "code": "H4", "level": "Catégorie", "title": "Organisation courante de la sécurité", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H" }, { "code": "H4-01", "level": "Série", "title": "Sécurité des locaux", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H4", "documents": "Plan d'évacuation des personnes, contrôle des installations" }, { "code": "H4-02", "level": "Série", "title": "Gestion de la présence sur site", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H4", "documents": "Demande d'accès pour entreprises externes, registre de présence des experts externes, fichier des accès, registre des visiteurs " }, { "code": "H4-03", "level": "Série", "title": "Gestion des demandes d'accès informatique", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H4", "documents": "Demande, correspondance, formulaire de renseignements, numéro d'accès et d'identification (IAM)*, tableau de suivi, répertoire", "remarks": "Observation : * Le numéro d'accès et d'identification (IAM) peut être détruit 1 an après le départ de l'agent" }, { "code": "H4-04", "level": "Série", "title": "Délivrance des laissez-passer et des titres de circulation aéroportuaire (TCA) pour les agents et véhicules de la Direction", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "H4", "documents": "Formulaire de demande, fichier de suivi, copie du laisser-passer", "remarks": "Justification de la DUA : Les laissez-passer sont valides pendant une durée de 3 ans maximum, les TCA pour une durée de 5 ans" }, { "code": "I", "level": "Domaine d’activité", "title": "Organisation des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "I2", "level": "Catégorie", "title": "Conception et réalisation de projets", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I2-01", "level": "Série", "title": "Projets portés par la Direction - conception, développement et clôture", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I2", "documents": "Descriptif du projet, étude de faisabilité, cahier des charges, calendrier, budget prévisionnel, analyse, charte, plan de travail, plan de gestion des risques, documentation, compte-rendu de réunion, note, correspondance, tableau de bord, convention, document de suivi, rapport de mesure des performances, rapport de clôture, bilan" }, { "code": "I2-02", "level": "Série", "title": "Projets portés par une autre instance", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I2", "documents": "Document de gestion de projet envoyé pour collaboration" }, { "code": "I2-03", "level": "Série", "title": "Gestion opérationnelle des projets", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I2", "documents": "Document de travail, version intermédiaire d'un livrable, document préparatoire, planning, note, documentation, correspondance" }, { "code": "I4", "level": "Catégorie", "title": "Procédures et règlementation", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I4-01", "level": "Série", "title": "Outils internes pour la réalisation des activités métier", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I4", "documents": "Procédure, note de service, circulaire interne, brochure, règlement d'ordre intérieur, processus, grille d'analyse, guide, manuel, liste de contrôle, cartographie des processus, plan des procédures, formulaire d'évaluation des risques" }, { "code": "I4-02", "level": "Série", "title": "Instructions et règlementation à portée générale émises par d'autres instances", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I4", "documents": "Circulaire générale, recommandation du ministère de tutelle" }, { "code": "I6", "level": "Catégorie", "title": "Suivi opérationnel des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I6-01", "level": "Série", "title": "Fonctionnement courant de la Direction", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "I6", "documents": "Note de service non engageante, plan de travail, planning, tableau de suivi, modèle de formulaire et certificat, convocation" }, { "code": "J", "level": "Domaine d’activité", "title": "Élaboration des processus destinés à assurer la sécurité et la sûreté aérienne civile", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "J1", "level": "Catégorie", "title": "Production d'un cadre de référence en matière de sécurité et de sûreté", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J" }, { "code": "J1-01", "level": "Série", "title": "Actualisation du programme de surveillance des opérateurs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J1", "documents": "Programme de surveillance des opérateurs, spécification associée au programme, amendement, analyse de risques, approbation, liste des opérateurs certifiés, correspondance engageante" }, { "code": "J1-02", "level": "Série", "title": "Actualisation du programme de maintenance de navigabilité des aéronefs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J1", "documents": "Programme de surveillance des aéronefs, spécification associée au programme, amendement, analyse de risques, approbation, liste des opérateurs certifiés, correspondance engageante" }, { "code": "J1-03", "level": "Série", "title": "Actualisation du programme national de sûreté (PNS) et du plan national de contrôle qualité (PNCQ)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J1", "documents": "Ordre du jour, rapport de réunion, dossier documentaire, amendement au programme, arrêté ministériel, correspondance engageante" }, { "code": "J1-04", "level": "Série", "title": "Actualisation du programme national de sécurité", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J1", "documents": "Ordre du jour, rapport de réunion, dossier documentaire, programme, amendement, correspondance engageante" }, { "code": "J5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion courante", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J" }, { "code": "J5-01", "level": "Série", "title": "Travaux préparatoires aux documents de synthèse", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "J5", "documents": "Correspondance non engageante, version préparatoire" }, { "code": "K", "level": "Domaine d’activité", "title": "Surveillance de la sécurité et de la sûreté des activités aériennes civiles", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "K1", "level": "Catégorie", "title": "Suivi et contrôle du matériel et des appareils", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K1-01", "level": "Série", "title": "Immatriculation et inspection des aéronefs sous règlementation nationale", "period": "P50Y", "trigger": "Radiation du registre d'immatriculation", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K1", "documents": "Formulaire de demande, pièce justificative d'assurance, pièce justificative de propriété, certificat technique, certificat d'immatriculation, certificat acoustique, certificat de navigabilité, avenant au certificat, documentation technique de l'appareil, document de pesée, formulaire d'autorisation de dérogation, correspondance, dossier documentaire support au contrôle, liste de contrôle, rapport de contrôle, relevé des non conformités", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Règlement (UE) n°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâchesObservation :Le règlement cité ci-dessus précise que les documents doivent être conservés au minimum 2 ans après que l'aéronef ait été définitivement retiré du service. Cette information est inconnue de l'administration lorsqu'un aéronef quitte le registre d'immatriculation luxembourgeois des aéronefs. Ainsi, une DUA de 50 ans à compter de la radiation est retenue pour couvrir la durée de vie des appareils" }, { "code": "K1-02", "level": "Série", "title": "Immatriculation et inspection des aéronefs sous règlementation européenne", "period": "P50Y", "trigger": "Radiation du registre d'immatriculation", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K1", "documents": "Formulaire de demande, pièce justificative d'assurance, pièce justificative de propriété, certificat technique, certificat d'immatriculation, certificat acoustique, certificat de navigabilité, avenant au certificat, documentation technique de l'appareil, document de pesée, donnée d'identification de l'aéronef, formulaire d'autorisation de dérogation, correspondance, dossier documentaire support au contrôle, liste de contrôle, rapport de contrôle, relevé des non conformités, notification de mise hors service", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Règlement (UE) n°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâchesObservation :Le règlement cité ci-dessus précise que les documents doivent être conservés au minimum 2 ans après que l'aéronef ait été définitivement retiré du service. Cette information est inconnue de l'administration lorsqu'un aéronef quitte le registre d'immatriculation luxembourgeois des aéronefs. Ainsi, une DUA de 50 ans à compter de la radiation est retenue pour couvrir la durée de vie des appareils.Si l'opérateur notifie la DAC de la mise hors service, le dossier peut être détruit 2 ans après la notification." }, { "code": "K1-03", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes d'autorisation ou de modification des aéronefs", "period": "P50Y", "trigger": "Radiation du registre d'immatriculation", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K1", "documents": "Demande, liste de contrôle, relevé des non conformités, documentation support au contrôle, rapport d'analyse, avis de l'inspecteur, autorisation, certificat, agrément, correspondance, accusé de réception", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Règlement (UE) n°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâchesObservation :Le règlement cité ci-dessus précise que les documents doivent être conservés au minimum 2 ans après que l'aéronef ait été définitivement retiré du service. Cette information est inconnue de l'administration lorsqu'un aéronef quitte le registre d'immatriculation luxembourgeois des aéronefs. Ainsi, une DUA de 50 ans à compter de la radiation est retenue pour couvrir la durée de vie des appareils.Si l'opérateur notifie la DAC de la mise hors service, le dossier peut être détruit 2 ans après la notification" }, { "code": "K2", "level": "Catégorie", "title": "Suivi et contrôle des opérateurs, entités et organismes agréés", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K2-01", "level": "Série", "title": "Certification initiale des opérateurs (compagnie aérienne)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Demande de l'opérateur, candidature, statut de l'opérateur, procédure interne, pièce justificative, liste de contrôle, rapport de contrôle, notification de mise en conformité, approbation des conformités, note, rapport d'audit, correspondance " }, { "code": "K2-02", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes d'autorisation et approbation des opérateurs (compagnie aérienne), entités et organismes agréés", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Demande de l'opérateur ou de l'organisme, liste de contrôle, relevé des non conformités, documentation support au contrôle, rapport d'analyse, avis de l'inspecteur, autorisation, certificat, agrément, correspondance, accusé de réception" }, { "code": "K3", "level": "Catégorie", "title": "Contrôles et audits réguliers des activités aériennes", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K3-01", "level": "Série", "title": "Reporting des incidents de sécurité", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Rapport d'analyse des incidents, statistique" }, { "code": "K3-02", "level": "Série", "title": "Audit des opérateurs (compagnies aériennes), entités et organismes agréés - documents engageants et documents de suivi du processus", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Plan d'audit, questionnaire, analyse, rapport d'observation, rapport de réunion, ordre du jour, procès-verbal de réunion, rapport préliminaire, commentaire, rapport final, liste des non-conformités, correspondance, lettre de clôture de l'audit" }, { "code": "K3-03", "level": "Série", "title": "Audit des opérateurs (compagnies aériennes), entités et organismes agréés - dossier documentaire support à l'audit", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Liste du personnel, processus et procédure interne, programme de sûreté, programme de sécurité, plan de surveillance, copie de certificat, justificatif d'assurance, copie d'autorisation, pièce justificative, preuve de correction des non-conformités" }, { "code": "K3-04", "level": "Série", "title": "Contrôles, inspections, tests et études des opérateurs (compagnies aériennes), entités et organismes agréés", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Dossier documentaire support au contrôle, liste de contrôle, rapport de contrôle, relevé des non conformités, correspondance" }, { "code": "K4", "level": "Catégorie", "title": "Approbation des activités aériennes civiles régulières", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K4-01", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de droits de trafic", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Demande, pièce justificative à la demande (manuel de sécurité, certificat technique, certificat d'assurance, certificat d'immatriculation), autorisation" }, { "code": "K4-02", "level": "Série", "title": "Traitement des autorisations de vols", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Demande, correspondance, autorisation", "remarks": "Justification de la DUA : Règlement (UE) n°748/2012 de la Commission du 3 août 2012 établissant des règles d'application pour la certification de navigabilité et environnementale des aéronefs et produits, pièces et équipements associés, ainsi que pour la certification des organismes de conception et de production" }, { "code": "K4-03", "level": "Série", "title": "Approbation des modifications des procédures de vol en cas de mauvaise visibilité", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Demande, procédure, rapport d'analyse des conformités, rapport d'analyse des risques, pièce justificative, documentation, correspondance, avis" }, { "code": "K4-04", "level": "Série", "title": "Autorisation de décollage hors aérodromes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Demande, pièce justificative, correspondance, autorisation" }, { "code": "K4-05", "level": "Série", "title": "Installation d'obstacles à la navigation - analyse d'impact", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Copie de la demande d'installation, descriptif du projet, rapport d'analyse des risques, correspondance, avis de la DAC, notification de montage de l'installation, notification de démontage de l'installation", "remarks": "Justification du sort final : Le dossier de demande d'installation original complet est conservé par d'autres administrations qui sollicitent l'avis de la DAC.L'avis de la DAC est également conservé dans la correspondance sortante." }, { "code": "K5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion administrative des demandes et traitement des autorisations temporaires", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K5-01", "level": "Série", "title": "Autorisations spéciales pour le travail aérien et les manifestations aériennes", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Formulaire de demande, correspondance, autorisation, attestation d'enregistrement, numéro d'identification" }, { "code": "K5-02", "level": "Série", "title": "Autorisations génériques et spécifiques de vol de drones", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Formulaire de demande, correspondance, autorisation, attestation d'enregistrement, numéro d'identification" }, { "code": "K5-03", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes non abouties", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Demande, notification de refus, correspondance" }, { "code": "L", "level": "Domaine d’activité", "title": "Contrôle et exploitation des infrastructures aéroportuaires", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "L1", "level": "Catégorie", "title": "Suivi de l'exploitation et de la sécurité des infrastructures aéroportuaires", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "L" }, { "code": "L1-01", "level": "Série", "title": "Aéroports, aérodromes et hélistations - certification et autorisation d'exploitation", "period": "P20Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Demande de certification ou d'autorisation, descriptif du projet, procédure, descriptif des spécifications techniques, rapport technique, rapport d'analyse des conformités, rapport d'analyse des risques, pièce justificative, documentation, correspondance, avis, certificat d'exploitation, autorisation d'exploitation", "remarks": "Observation : La certification d'exploitation concerne l'aéroport international de Luxembourg, les autorisations d'exploitation concernent les aérodromes et hélistations" }, { "code": "L1-02", "level": "Série", "title": "Aéroports, aérodromes et hélistations - approbation des modifications sur les infrastructures", "period": "P20Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Demande, descriptif du projet, descriptif des spécifications techniques, rapport technique, rapport d'analyse des conformités, rapport d'analyse des risques, pièce justificative, documentation, correspondance, avis" }, { "code": "L2", "level": "Catégorie", "title": "Contrôle et audits réguliers des infrastructures", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "L" }, { "code": "L2-01", "level": "Série", "title": "Aéroports, aérodromes et hélistations - audit des conformités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "L2", "documents": "Documentation technique et administrative de la structure auditée, note, plan d'audit, questionnaire, analyse, rapport d'observation, rapport de réunion, ordre du jour, procès-verbal de réunion, rapport préliminaire, commentaire, rapport final, liste des non-conformités, correspondance, lettre de clôture de l'audit" }, { "code": "M", "level": "Domaine d’activité", "title": "Formation et suivi des usagers du ciel, du personnel navigant et du personnel au sol", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "M2", "level": "Catégorie", "title": "Évaluation des organismes et organisation de la formation pour les métiers de l'aviation et les activités aériennes civiles", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M" }, { "code": "M2-01", "level": "Série", "title": "Approbation des programmes de formation des entités formatrices", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M2", "documents": "Contenu de la formation, correspondance, notification de validation" }, { "code": "M2-02", "level": "Série", "title": "Élaboration du contenu pédagogique pour les entités formatrices", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M2", "documents": "Contenu brut de la formation, correspondance, plan de formation, validation pédagogique des modules, questionnaire" }, { "code": "M2-03", "level": "Série", "title": "Déclaration et qualification initiale des organismes de formation (ATO, DTO) et dispositifs de simulation de vol (FSDT) - documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M2", "documents": "Formulaire de demande, liste de contrôle, rapport de contrôle, notification de mise en conformité, approbation des conformités, note, rapport d'audit, certificat, correspondance" }, { "code": "M2-04", "level": "Série", "title": "Déclaration et qualification initiale des organismes de formation (ATO, DTO) et dispositifs de simulation de vol (FSDT) - documents supports à la demande", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M2", "documents": "Formulaire de renseignements, candidature, pièce justificative (programme d'entrainement, manuel, statut de l'organisme, procédure interne, déclaration de mise en place d'une politique de sécurité, documentation interne, liste du personnel, organigramme, certificat d'assurance, qualification du personnel, liste des appareils utilisés dans le cadre de la formation, déclaration de mise en conformité avec la règlementation en vigueur, plans des installations, autorisation d'utiliser un aérodrome ou une zone d'entrainement, justificatif de solvabilité, justificatif bancaire, inscription au registre de commerce), correspondance, numéro d'identification (déclaration)" }, { "code": "M3", "level": "Catégorie", "title": "Certification des compétences pour le personnel spécifique et les pilotes d'avion", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M" }, { "code": "M3-01", "level": "Série", "title": "Certification du personnel et des agents à profession réglementée - documents engageants", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Candidature, certificat de formation, fiche de renseignements personnels, curriculum vitae (CV), certificat d'habilitation, agrément, copie de licence", "remarks": "Justification de la DUA : Règlement (CE) N°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et des produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâches, annexe III (partie 66), section B, sous partie A, 66.B.20Les certificats sont valables pour une durée de 5 ans maximum mais le département doit conserver ces informations pendant toute la durée de la carrière de l'agent" }, { "code": "M3-02", "level": "Série", "title": "Certification du personnel et des agents à profession réglementée - document opérationnels", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Demande de certification, copie d'examen, demande d'inscription à l'examen, pièce justificative", "remarks": "Justification de la DUA : Règlement (CE) N°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et des produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâches, annexe III (partie 66), section B, sous partie A, 66.B.20Les certificats sont valables pour une durée de 5 ans maximum mais le département doit conserver ces informations pendant toute la durée de la carrière de l'agent" }, { "code": "M3-03", "level": "Série", "title": "Certification des élèves pour la maintenance des aéronefs - document engageants et documents de synthèse", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’élève", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Copie d'examen, rapport de conversion, rapport de crédit", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Règlement (CE) N°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et des produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâches, annexe III (partie 66), section B, sous partie A, 66.B.20Ce règlement impose à la DAC la conservation de ces documents de façon illimitée" }, { "code": "M3-04", "level": "Série", "title": "Certification des élèves pour la maintenance des aéronefs - documents justificatifs à la demande", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’élève", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Demande de certification, candidature, certificat de formation, fiche de renseignements personnels, CV, fiche de suivi, demande d'inscription à l'examen, copie de la licence, dérogation", "remarks": "Justification de la DUA  : Règlement (CE) N°1321/2014 de la Commission du 26 novembre 2014 relatif au maintien de la navigabilité des aéronefs et des produits, pièces et équipements aéronautiques, et relatif à l'agrément des organismes et des personnels participant à ces tâches, annexe III (partie 66), section B, sous partie A, 66.B.20" }, { "code": "M3-05", "level": "Série", "title": "Certification des pilotes d'avion - documents retraçant le parcours du pilote", "period": "P100Y", "trigger": "Date de naissance du pilote", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Copie des certificats (formation pratique et théorique, validation de la pratique et de la théorie, vols internationaux), copie du carnet de vol, copie du diplôme", "remarks": "Justification de la DUA : Règlement (UE) N° 70/2014 de la Commission du 27 janvier 2014 déterminant les exigences techniques et les procédures administratives applicables au personnel navigant de l’aviation civile conformément au règlementLes licences des pilotes sont valables à vie" }, { "code": "M3-06", "level": "Série", "title": "Certification des pilotes d'avion - documents de suivi", "period": "P100Y", "trigger": "Date de naissance du pilote", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M3", "documents": "Formulaire de demande, formulaire de renseignements personnels", "remarks": "Justification de la DUA : Règlement (UE) N° 70/2014 de la Commission du 27 janvier 2014 déterminant les exigences techniques et les procédures administratives applicables au personnel navigant de l’aviation civile conformément au règlementLes licences des pilotes sont valables à vie" }, { "code": "M4", "level": "Catégorie", "title": "Suivi médical du personnel spécifique et des pilotes d'avion", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M" }, { "code": "M4-01", "level": "Série", "title": "Contrôle des aptitudes physiques pour l'exercice d'activités aériennes ou de professions spécifiques", "period": "P20Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M4", "documents": "Dossier médical (certificat médical, résumé d'examen médical, rapport d'examen spécialisé (électrocardiogramme, prise de sang, ophtalmologie, etc.), évaluation psychologique, neurologique, bilan médical)" }, { "code": "M8", "level": "Catégorie", "title": "Traitement des demandes des usagers du ciel", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M" }, { "code": "M8-01", "level": "Série", "title": "Autorisations concernant les pilotes de drones - documents engageants", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M8", "documents": "Permis", "remarks": "Justification de la DUA : Les permis sont valables 5 ans" }, { "code": "M8-02", "level": "Série", "title": "Autorisations concernant les pilotes de drones - documents non engageants", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M8", "documents": "Demande de permis, certificat de formation", "remarks": "Justification de la DUA : Les permis sont valables 5 ans" }, { "code": "M8-03", "level": "Série", "title": "Formation des pilotes - traitement des demandes de formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "M8", "documents": "Demande de formation, preuve de paiement, copie du justificatif d'identité, convocation, notification du résultat de la formation" }, { "code": "P", "level": "Domaine d’activité", "title": "Marchés publics, relations fournisseurs et prestataires", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "P3", "level": "Catégorie", "title": "Marchés publics pour les services et fournitures", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P3-01", "level": "Série", "title": "Étude préalable, publication, dossier de soumission du marché et adjudication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Étude de faisabilité, étude technique, programme, cahier des charges, avis de marché, procès-verbal d'ouverture des plis, rapport d'analyse des offres, procès-verbal d'attribution, arrêté ministériel, avis de marché, avis d'attribution / d’adjudication" }, { "code": "P3-02", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de services", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-03", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de fournitures", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-04", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d'une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "P4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des offres et des commandes hors marchés publics", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P4-01", "level": "Série", "title": "Réception et examen des offres - attribution", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Récépissé de retrait, récépissé de dépôt ou accusé de réception, liste des entreprises ayant retiré un dossier, liste des candidatures, convocation, notification d'attribution ou de rejet" }, { "code": "P4-02", "level": "Série", "title": "Commandes hors marchés publics", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Demande, offre, correspondance, devis en lien avec une facture, devis sans suite, convention de service, contrat d'achat, contrat de maintenance, bon de livraison, bon de commande" }, { "code": "Q", "level": "Domaine d’activité", "title": "Budget et finances", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "Q2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion de la comptabilité", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q2-01", "level": "Série", "title": "Comptabilité - pièces justificatives", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q2", "documents": "Facture, devis, avis de débit et sa quittance, bon de livraison, bon de commande, accusé de travaux", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3", "level": "Catégorie", "title": "Suivi comptable opérationnel et intermédiaire", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q3-01", "level": "Série", "title": "Gestion des paiements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Ordre de paiement, relevé de paiements, pièce justificative", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-02", "level": "Série", "title": "Gestion des frais de déplacement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Déclaration de frais de route, note de frais, arrêté d'assimilation", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-03", "level": "Série", "title": "Demandes d'achat", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Proposition d'engagement, facture", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q4", "level": "Catégorie", "title": "Budget", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q4-01", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier finalisé", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Cadre comptable, formulaire de l’IGF complété, plan quinquennal ou décennal, devis, facture, copie de décisions du Conseil de Gouvernement, article de presse sur des projets en cours ou réalisés, contrat de bail et autres pièces justificatives, correspondance" }, { "code": "Q4-02", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier préparatoire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Demande d’estimation des dépenses aux services ou sections, correspondance, argumentaire" }, { "code": "Q4-03", "level": "Série", "title": "Validation du budget", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Dossier du contradictoire, courrier annonçant la dotation budgétaire ou arrêt d'attribution" }, { "code": "Q4-04", "level": "Série", "title": "Ventilation et consommation des crédits", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Arrêté d’attribution de la dotation budgétaire, ventilation des crédits adressée au ministère de tutelle, demande de dépassement de budget, demande de transfert de dotation" }, { "code": "R", "level": "Domaine d’activité", "title": "Ressources humaines", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "DAC" }, { "code": "R1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion collective du personnel, des recrutements, des concours et des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R1-01", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des recrutements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Plan de recrutement, note, correspondance, rapport sur la stratégie et les besoins en matière de recrutement" }, { "code": "R1-02", "level": "Série", "title": "Définition des besoins de recrutement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Correspondance avec les services demandeurs, note sur l’organisation de la prise de fonction, publication de poste" }, { "code": "R1-03", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des effectifs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Organigramme, registre du personnel, tableau des effectifs, programme de travail (gestion par objectifs des administrations), description de poste, livret d’accueil" }, { "code": "R1-04", "level": "Série", "title": "Définition des besoins en formation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Rapport ou note des chefs de service, plan de formation annuel ou pluriannuel, bilan du plan de formation, liste des agents inscrits, synthèse ou bilan des formations internes ou spéciales" }, { "code": "R1-05", "level": "Série", "title": "Constitution des jurys d'examen", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Évaluation orale ou écrite des candidats, procès-verbal du jury, réponse négative" }, { "code": "R1-06", "level": "Série", "title": "Mise en place d'examens", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Liste des épreuves et des sujets, résultat, notification du résultat, annonce de la session d’examens" }, { "code": "R2", "level": "Catégorie", "title": "Dossier individuel des collaborateurs", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R2-01", "level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, CV, lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d'appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel" }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l'embauche et ses conclusions, lettre d'embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d'accès au bâtiment), copie des arrêtés, rapport télétravail ", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO)" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Observation :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaireLoi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale- Demande, notification des formations autorisées, validation et attestation/certificat de l'Institut national de l'administration publique (INAP) ou autre organisme de formation, agrément" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature, déclaration de confidentialité" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidature retenue d'un étudiant pour un stage", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, CV, copie des diplômes, lettre de recommandation, contrat et convention de stage, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, avenant à la convention de stage, certificat de stage" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "Congés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "- Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif)- Accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, relevé de présence, bilan annuel des absences", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-06", "level": "Série", "title": "Propositions des distinctions honorifiques envoyées au ministère de tutelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Liste des récipiendaires proposés", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés par le ministère de tutelle." }, { "code": "R4-07", "level": "Série", "title": "Attribution des cartes d'inspecteur", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Formulaire de renseignement, copie de la carte délivrée", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Les cartes sont à renouveler tous les 2 ans maximum" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Relations avec les organismes paritaires, les instances de représentation du personnel et les syndicats", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Relations avec les syndicats", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Correspondance, demande d'autorisation de création de comité" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, organisation matérielle, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d'examen" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-07-27T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents 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