{ "count": 228, "schedule": [ { "code": "AGE", "level": "Organisation", "title": "Administration de la gestion de l'eau", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "contract": "2021_20/AGE" }, { "code": "A", "level": "Domaine d’activité", "title": "Synthèse des activités de l’administration et présence publique de sa direction", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "AGE" }, { "code": "A1", "level": "Catégorie", "title": "Documents constitutifs de la mémoire de l’institution", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A1-01", "level": "Série", "title": "Compte-rendu annuel des activités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "A1", "documents": "Rapport d’activité annuel, compte-rendu intermédiaire, tableau de bord des projets, statistique" }, { "code": "A5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités du chef d’administration", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A5-01", "level": "Série", "title": "Documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Calendrier*, discours final, correspondance, note**", "remarks": "Observation :* Conservation des informations concernant l’activité publique dans le cadre des fonctions du chef d’administration. Sont exclues du versement les informations d’ordre privé et les activités liées aux partis politiques** Les notes concernent également les notes manuscrites" }, { "code": "A5-02", "level": "Série", "title": "Documents non engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Invitation, correspondance, note préparatoire" }, { "code": "B", "level": "Domaine d’activité", "title": "Gestion stratégique des activités", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "AGE" }, { "code": "B1", "level": "Catégorie", "title": "Fonctionnement général", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B1-01", "level": "Série", "title": "Décisions stratégiques de l’AGE", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Note de service, document stratégique définissant les politiques, note interne" }, { "code": "B1-02", "level": "Série", "title": "Réunions de service et groupes de travail internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Ordre du jour, procès-verbal, compte-rendu, rapport, annexe, document support, document préparatoire" }, { "code": "B1-03", "level": "Série", "title": "Courrier entrant et sortant", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Correspondance, fichier de suivi, registre du courrier" }, { "code": "B3", "level": "Catégorie", "title": "Travaux de portée stratégique", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B3-01", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs, règlementaires et normatifs sous la responsabilité de l'AGE - 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Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Visuel des supports, support de presse, programme, dossier de presse", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Organisation d’évènements et de manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Correspondance engageante, programme, dossier de présentation, liste des orateurs, liste des personnes invitées, invitation, liste des personnes présentes, supports de communication (affiche, invitation, plaquette, prospectus, publicité, fardes promotionnelles etc.), répertoire des journalistes, dossier de presse, communiqué de presse", "remarks": "Observation :Versions définitives bonnes pour impression" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, 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"Observation : Le producteur peut conserver une copie des documents versés à des fins de consultation" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, discours, document venant à l’appui de l’intervention (PowerPoint), affiche, document promotionnel, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique" }, { "code": "E3-04", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, affiche, document promotionnel, document remis aux participants, compte-rendu ou publication des actes" }, { "code": "E4", "level": 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"parentCode": "P2", "documents": "Procès-verbal d’ouverture des plis, document d’analyse des offres, rapport final pour proposition d’adjudication et annexes, tableau comparatif des offres, arrêté ministériel, avis d’attribution / d’adjudication" }, { "code": "P2-04", "level": "Série", "title": "Dossier de proposition motivée du ou des adjudicataires au ministère de tutelle", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Lettre, récapitulatif des propositions commerciales, fiche comparative, procès-verbal avec tous les devis et prix proposés par les entreprises" }, { "code": "P2-05", "level": "Série", "title": "Soumission retenue", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P2-06", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d’une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3", "level": "Catégorie", "title": "Marchés publics pour les services et fournitures", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P3-01", "level": "Série", "title": "Étude préalable, 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"level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de fournitures", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-04", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d’une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, 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correspondance, devis en lien avec une facture, devis sans suite, convention de service [y compris les contrats avec des externes], contrat d’achat, bon de livraison, bon de commande" }, { "code": "Q", "level": "Domaine d’activité", "title": "Budget et finances", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "AGE" }, { "code": "Q3", "level": "Catégorie", "title": "Suivi comptable opérationnel et intermédiaire", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q3-01", "level": "Série", "title": "Gestion des paiements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Ordre de paiement, relevé de paiements, pièce justificative", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-02", "level": "Série", "title": "Gestion des recettes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", 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financière des services, justificatif, argumentaire, proposition budgétaire" }, { "code": "Q4-02", "level": "Série", "title": "Validation du budget", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Dossier du contradictoire, courrier annonçant la dotation budgétaire ou arrêt d’attribution" }, { "code": "Q4-03", "level": "Série", "title": "Ventilation et consommation des crédits", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Arrêté d’attribution de la dotation budgétaire, ventilation des crédits adressée au ministère de tutelle" }, { "code": "R", "level": "Domaine d’activité", "title": "Ressources humaines", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "AGE" }, { "code": "R1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion collective du personnel, des recrutements, des concours et des formations", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R1-01", "level": "Série", "title": "Définition des besoins de recrutement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Correspondance avec les services demandeurs, note sur l’organisation de la prise de fonction, publication de poste" }, { "code": "R1-02", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des effectifs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Organigramme, registre du personnel, tableau des effectifs, programme de travail (gestion par objectifs des administrations), description de poste, livret d’accueil" }, { "code": "R1-03", "level": "Série", "title": "Définition des besoins en formation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", 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"level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d’appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel" }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions, lettre d’embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d’accès au bâtiment), copie des arrêtés ", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final :Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du CGPO" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Justification du sort final :Les dossiers des affaires disciplinaires sont conservés par le Commissariat du gouvernement chargé de l'instruction disciplinaire (CGID)Observation :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaireLoi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale- Validation et attestation/certificat de l’INAP, certificat de participation" }, { "code": "R2-06", "level": "Série", "title": "Contrat d’appui-emploi (CAE)", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie du contrat de travail, déclaration mensuelle envoyée à l’ADEM " }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidature retenue d’un étudiant pour un stage", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, CV, copie des diplômes, lettre de recommandation, contrat et convention de stage, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, avenant à la convention de stage, certificat de stage" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "Congés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "- Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif)- Accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, classeur des entrées et sorties (convenances personnelles, missions), bilan annuel des absences, cahier des absences", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-06", "level": "Série", "title": "Propositions des distinctions honorifiques envoyées au ministère de tutelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Liste des récipiendaires proposés", "remarks": "Justification du sort final :Ces documents sont conservés par le ministère de tutelle" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Relations avec les organismes paritaires, les instances de représentation du personnel et les syndicats", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Administration des élections", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Liste des candidats, déclaration de candidature, procès-verbal d’élection ou de nomination", "remarks": "Justification de la DUA : Code du travail, art. L. 413-2" }, { "code": "R7-02", "level": "Série", "title": "Organisation des élections des représentants du personnel", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Liste électorale, liste d’émargement, matériel de vote", "remarks": "Justification de la DUA : Code du travail, art. L. 413-2" }, { "code": "R7-03", "level": "Série", "title": "Activité du délégué à l'égalité des chances - documents finaux", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Note, avis" }, { "code": "R7-04", "level": "Série", "title": "Activité du délégué à l'égalité des chances - documents préparatoires et d'information", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Documentation reçue du ministère de l'Égalité entre les femmes et les hommes" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, organisation matérielle, inscription, convocation, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d’examen" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Suivi des demandes individuelles de formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Demande, lettre de refus ou d’autorisation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-04", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues sans constituions d'une réserve de candidatures", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, CV, lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, CV, lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation :Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidatJustification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "R9-04", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature non retenue", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-01-07T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "S", "level": "Domaine d’activité", "title": "Bâtiments, équipement, informatique et logistique", 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