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Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Visuel des supports, support de presse, programme, dossier de presse, interview, correspondance engageante", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Organisation d'évènements et de manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Correspondance engageante, programme, dossier de présentation, liste des orateurs, liste des personnes invitées, invitation, liste des personnes présentes, support de communication (brochure, flyer, goodies), dossier de presse, revue de presse, communiqué de presse, carnet de visite", "remarks": "Observation :Versions définitives bonnes pour impression" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, photographie" }, { "code": "E1-06", "level": "Série", "title": "Supports élaborés ou échangés avec le Service informations et presse (SIP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Photographie, sommaire revue de presse, revue de presse, monitoring radio, monitoring internet national et international, communiqué ", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E3", "level": "Catégorie", "title": "Participation à des instances extérieures", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E3-01", "level": "Série", "title": "Réunions et groupes de travail des instances nationales ou internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance engageante, procès-verbal, compte-rendu, expertise, ordre du jour, liste des participants, documentation remise aux participants, note, avis" }, { "code": "E3-02", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, discours, document venant à l'appui de l'intervention (PowerPoint), affiche, document promotionnel, compte-rendu ou publication des actes" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, affiche, document promotionnel, document remis aux participants, compte-rendu ou publication des actes" }, { "code": "E4", "level": "Catégorie", "title": "Présence Internet", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E4-01", "level": "Série", "title": "Site internet", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Texte, vidéo, photographie, contenu multimédia", "remarks": "Observation : RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal.Moissonnage du web effectué par la BnL dans le cadre du dépôt légalLe producteur n'a pas d'action à entreprendre en vue de la collecte des données pour les sites suivants : ana.gouvernement.lu et meteolux.lu" }, { "code": "E4-02", "level": "Série", "title": "Contenu publié sur les réseaux sociaux", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Publication", "remarks": "Observation : L'archivage des réseaux sociaux n'est pas assuré par le moissonnage du web. Une procédure ad hoc sera transmise par les ANLuxL'ANA utilise les réseaux sociaux suivants : LinkedIn" }, { "code": "E5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle de la communication", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E5-01", "level": "Série", "title": "Identité visuelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Règle, logo, charte graphique", "remarks": "Justification du sort final :L'ANA dispose d'une identité visuelle développée en interne" }, { "code": "E5-02", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de renseignement", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Correspondance, pièce-jointe" }, { "code": "F", "level": "Domaine d’activité", "title": "Recherches, études et statistiques", 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"level": "Domaine d’activité", "title": "Organisation des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "ANA" }, { "code": "I2", "level": "Catégorie", "title": "Conception et réalisation de projets", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I2-01", "level": "Série", "title": "Projets portés par l'ANA - conception, développement et clôture", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "I2", "documents": "Descriptif du projet, étude de faisabilité, cahier des charges, calendrier, budget prévisionnel, analyse, charte, plan de travail, plan de gestion des risques, documentation, compte-rendu de réunion, note, correspondance, tableau de bord, convention, document de suivi, rapport de mesure des performances, rapport de clôture, bilan" }, { "code": "I2-02", "level": "Série", "title": "Projets portés par une autre instance", 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de service, circulaire interne, brochure, règlement d'ordre intérieur, grille d'analyse, guide, manuel d'exploitation, règlement, correspondance portant sur les demandes de changement (pièce justificative, lettre de demande, lettre d'accord, lettre de refus)" }, { "code": "I4-02", "level": "Série", "title": "Instructions et règlementation à portée générale émises par d'autres instances", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "I4", "documents": "Circulaire générale, recommandation du ministère de tutelle, instruction, procédure, texte réglementaire" }, { "code": "I6", "level": "Catégorie", "title": "Suivi opérationnel des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I6-01", "level": "Série", "title": "Fonctionnement courant de l'ANA et de ses services", "period": "P3Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": 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Les originaux sont conservés par la DAC" }, { "code": "K3", "level": "Catégorie", "title": "Suivi des activités d'entretien courant et de maintenance", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K3-01", "level": "Série", "title": "Entretien du réseau électrique et électrotechnique - documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Rapport d'inspection, rapport des maintenances préventives et correctives, photométrie, correspondance " }, { "code": "K3-02", "level": "Série", "title": "Entretien du réseau électrique et électrotechnique - documents non engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Correspondance" }, { "code": "K4", "level": "Catégorie", "title": "Préparation des vols et contrôle du trafic aérien et des opérations d'aérodrome", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K4-01", "level": "Série", "title": "Fourniture des informations aéronautiques", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Carte aéronautique", "remarks": "Justification de la DUA : La certification ANSP 373/2017 impose une DUA de 5 ans" }, { "code": "K4-02", "level": "Série", "title": "Informations météorologiques diffusées pour la préparation des vols", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Bulletin de prévision aéronautique", "remarks": "Justification de la DUA : La certification ANSP 373/2017 impose une DUA de 5 ans" }, { "code": "K4-03", "level": "Série", "title": "Traitement et suivi des dangers et anomalies", "period": "P50Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Notification d'incident, enquête de sécurité, analyse, rapport, enregistrement audio, enregistrement radar, bande de progression de vol, plan de vol, correspondance engageante" }, { "code": "K4-04", "level": "Série", "title": "Fourniture des informations aéronautiques - documents de gestion courante", "period": "P5Y", "trigger": "Fin d'usage des données", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "Aeronautical Information Publication (AIP), amendement, supplément, Aeronautical Information Circular (AIC), NOtice To AirMen (NOTAM), SnowTAM, restriction de vol", "remarks": "Justification de la DUA : La certification ANSP 373/2017 impose une DUA de 5 ans" }, { "code": "K4-05", "level": "Série", "title": "Informations météorologiques diffusées pour la préparation des vols - documents de gestion courante", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K4", "documents": "METeorological Aerodrome Report (METAR), Terminal Aerodrome Forecast (TAF), TEmps SIgnificatif (TEMSI), WINds and TEMperatures (WINTEM), Significant Meteorological phenomena (SIGMET), Significant Weather Chart (SIGWX), image radar et satellite, correspondance", "remarks": "Justification de la DUA : La certification ANSP 373/2017 impose une DUA de 5 ansJustification du sort final : Les informations essentielles sont synthétisées dans le bulletin de prévision aéronautique conservé en K4-02" }, { "code": "K5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle de la communication, de la sécurité et de la surveillance", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K5-01", "level": "Série", "title": "Opérations de maintenance de l'aire de manœuvre", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Rapport de test du coefficient de friction, copie du formulaire adressé à l'Administration des Ponts et Chaussées, liste des réparations, correspondance" }, { "code": "K5-02", "level": "Série", "title": "Instructions et informations de vol", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Enregistrement audio, enregistrement radar, bande de progression de vol, plan de vol, donnée Automatic Terminal Information Service (ATIS)", "remarks": "Justification de la DUA : Ces documents sont détruits au bout d'un mois sauf en cas d'incident ou d'accident. Ils n'ont plus d'utilité une fois le vol terminé" }, { "code": "P", "level": "Domaine d’activité", "title": "Marchés publics, relations fournisseurs et prestataires", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "ANA" }, { "code": "P2", "level": "Catégorie", "title": "Marchés publics de travaux", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P2-01", "level": "Série", "title": "Études préalables réalisées par le pouvoir adjudicateur et publication sur le portail", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Étude d’impact, étude de faisabilité, étude technique, programme, avant-projet sommaire, avant-projet détaillé, courrier explicatif, avis de marché" }, { "code": "P2-02", "level": "Série", "title": "Dossier de consultation des entreprises (documents non signés et formulaires vierges)", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Règlement de la soumission, acte d’engagement, conditions contractuelles générales et particulières, conditions techniques générales et particulières, cahier des charges ou mémoire explicatif, descriptif des lots, détail estimatif", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents se retrouvent dans la réponse des soumissionnaires" }, { "code": "P2-03", "level": "Série", "title": "Adjudication du marché", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Procès-verbal d’ouverture des plis, document d’analyse des offres, rapport final pour proposition d’adjudication et annexes, tableau comparatif des offres, arrêté ministériel ou initial, avis d'attribution " }, { "code": "P2-04", "level": "Série", "title": "Dossier de proposition motivée du ou des adjudicataires au ministère de tutelle", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Lettre, récapitulatif des propositions commerciales, fiche comparative, procès-verbal avec tous les devis et prix proposés par les entreprises" }, { "code": "P2-05", "level": "Série", "title": "Soumission retenue", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis/formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P2-06", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d'une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Réception définitive des travaux", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P2", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis/formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3", "level": "Catégorie", "title": "Marchés publics pour les services et fournitures", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P3-01", "level": "Série", "title": "Étude préalable, publication, dossier de soumission du marché et adjudication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Étude de faisabilité, étude technique, programme, cahier des charges, avis de marché, procès-verbal d'ouverture des plis, rapport d'analyse des offres, procès-verbal d'attribution, arrêté ministériel ou initial, avis de marché, avis d'attribution, courrier explicatif" }, { "code": "P3-02", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de services", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-03", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de fournitures", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-04", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d'une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "P4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des offres et des commandes hors marchés publics", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P4-01", "level": "Série", "title": "Réception et examen des offres - attribution", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Récépissé de retrait, récépissé de dépôt ou accusé de réception, liste des entreprises ayant retiré un dossier, liste des candidatures, convocation, notification d'attribution ou de rejet" }, { "code": "P4-02", "level": "Série", "title": "Commandes hors marchés publics", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Demande, offre, correspondance, devis en lien avec une facture, devis sans suite, convention de service, contrat d'achat, bon de livraison, bon de commande" }, { "code": "Q", "level": "Domaine d’activité", "title": "Budget et finances", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "ANA" }, { "code": "Q2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion de la comptabilité", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q2-01", "level": "Série", "title": "Clôture des comptes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q2", "documents": "État des dépenses et des recettes des différents postes budgétaires, bilan financier, rapport comptable extérieur, compte d'exécution, déclaration de TVA, compte annuel signé, tableau d'amortissement", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q2-02", "level": "Série", "title": "Comptabilité - pièces justificatives", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q2", "documents": "Facture des ventes (copie de documents, ouvrages, reproduction de sceaux etc.), avis de crédit et sa quittance, devis en lien avec une facture, facture (fonctionnement et investissement), avis de débit et sa quittance, bon de livraison, devis sans suite, bon de commande, accusé de travaux (suite à entretien par ex.)", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3", "level": "Catégorie", "title": "Suivi comptable opérationnel et intermédiaire", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q3-01", "level": "Série", "title": "Suivi comptable et bancaire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "État trimestriel ou mensuel des dépenses et des recettes adressé au ministère de tutelle, situation annuelle des dépenses, comptes annuels exécutés des dépenses, état récapitulatif des recettes, livre de caisse, relevé de compte, extrait de compte", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-02", "level": "Série", "title": "Gestion des paiements et du recouvrement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Ordre de paiement, relevé de paiements, pièce justificative,rappel fournisseur, suivi des impayés", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-03", "level": "Série", "title": "Gestion des frais de déplacement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Déclaration de frais de route, note de frais, relevé des indemnités pour nuits prestées, demande de remboursement de frais, déclaration de frais de route, relevé des frais de personnel ANSP à rembourser, autorisation de déplacement à l'étranger (formulaire E6)", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-04", "level": "Série", "title": "Gestion des recettes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Demande, facture", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q4", "level": "Catégorie", "title": "Budget", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q4-01", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier finalisé", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Cadre comptable, formulaire de l’IGF complété, plan quinquennal, devis, facture, copie de décisions du Conseil de Gouvernement, article de presse sur des projets en cours ou réalisés, contrat de bail et autres pièces justificatives, correspondance, budget final par article, demande annuelle de dotation" }, { "code": "Q4-02", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier préparatoire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Demande d’estimation des dépenses aux services ou sections, fiche financière des services, justificatif, argumentaire" }, { "code": "Q4-03", "level": "Série", "title": "Validation du budget", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Dossier du contradictoire, courrier annonçant la dotation budgétaire ou arrêt d'attribution, présentation du contradictoire" }, { "code": "Q4-04", "level": "Série", "title": "Ventilation et consommation des crédits", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Arrêté d’attribution de la dotation budgétaire, ventilation des crédits adressée au ministère de tutelle, correspondance engageante" }, { "code": "Q7", "level": "Catégorie", "title": "Documents préparatoires à la gestion des comptes et du budget", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q7-01", "level": "Série", "title": "Documents de travail", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "Q7", "documents": "Document de présentation de la revue du budget avec le ministère de tutelle, fichier récapitulatif du budget, liste détaillée de la TVA, fichier de suivi des liquidités, fichier de suivi des engagements, document des rapprochements" }, { "code": "R", "level": "Domaine d’activité", "title": "Ressources humaines", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "ANA" }, { "code": "R1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion collective du personnel, des recrutements, des concours et des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R1-01", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des recrutements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Plan de recrutement, note, correspondance, rapport sur la stratégie et les besoins en matière de recrutement, autorisation de recrutement de la Commission d'économies et de rationalisation (CER), demande de remplacement d'agents sortis de l'ANA, tableau d'analyse de l'état des effectifs, des ressources et des fonctions existantes, questionnaire d'évaluation de la maturité organisationnelle, déclaration de poste vacant" }, { "code": "R1-02", "level": "Série", "title": "Définition des besoins de recrutement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Correspondance avec les services demandeurs, note sur l’organisation de la prise de fonction, publication de poste" }, { "code": "R1-03", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des effectifs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Organigramme, registre du personnel, tableau des effectifs, programme de travail (gestion par objectifs des administrations), description de poste, livret d’accueil, arrêté ministériel" }, { "code": "R1-04", "level": "Série", "title": "Définition des besoins en formation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Rapport ou note des chefs de service, plan de formation annuel, synthèse ou bilan des formations, grille d'analyse Training Needs Assessment (TNA), questionnaire d'évaluation des formations " }, { "code": "R1-05", "level": "Série", "title": "Constitution de la commission d'examen, fin de stage et de promotion", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Constitution du jury, convocation, évaluation orale ou écrite des candidats, procès-verbal du jury, réponse négative" }, { "code": "R1-06", "level": "Série", "title": "Mise en place des évaluations et examens de carrière des fonctionnaires, et des examens de fin de stage des fonctionnaires stagiaires et de promotion des fonctionnaires", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Composition de la commission d'examen, liste des épreuves et des sujets, résultat, notification du résultat, annonce de la session d’examens, procés-verbal des résultats" }, { "code": "R2", "level": "Catégorie", "title": "Dossier individuel des collaborateurs", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R2-01", "level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d'appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel, contrat, résiliation de contrat de travail" }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Check list de la procédure administration, feuille de renseignement, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l'embauche et ses conclusions, lettre d'embauche, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d'accès au bâtiment), copie des arrêtés, attestation de prise de connaissance de la charte IT, autorisation de droit à l'image, liste des personnes à contacter en cas d'urgence, documentation agents statut handicapé, demande de changement de carrière/statut/service/administration, demande de détachement/mise à disposition d'agents, demande de classement individuel, procès-verbal de prestation de serment, accord de prime, admission à la retraite", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final :Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO)" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Observation :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaireLoi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Carnet de stage, procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale, admission au stage du fonctionnaire- Validation et attestation/certificat de l’Institut national de l’administration publique (INAP)" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Contrat d'appui-emploi (CAE)", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie du contrat de travail, déclaration mensuelle envoyée à l’ADEM" }, { "code": "R2-06", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R3", "level": "Catégorie", "title": "Formations administrées par des instances spécialisées", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R3-01", "level": "Série", "title": "Organisation et contenu des formations spécialisées reçues par les agents de l'Administration - documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R3", "documents": "Correspondance, référentiel de cours spécifique, support de cours" }, { "code": "R3-02", "level": "Série", "title": "Organisation et contenu des formations spécialisées reçues par les agents de l'Administration - documents non engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R3", "documents": "Correspondance, texte réglementaire, procédure, documentation (texte, brochure, catalogue)" }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature, procuration, nomination, déclaration de confidentialité" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidatures retenues (consultants, experts, étudiants)", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), copie des diplômes et formations, lettre de recommandation, contrat de travail, convention de stage, avenant à la convention de stage, certificat de stage, fiche de salaire, prorogation de stage, facture, récapitulatif des prestations effectuées" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "Congés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés sans indemnité, les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "- Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif)- Dossier issu des visites médicales en application de dispositions particulières- Accident de travail : correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, classeur des entrées et sorties (convenances personnelles, missions), bilan annuel des absences, cahier des absences, relevé d'heures supplémentaires, demande de réduction/augmentation du temps de travail", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-06", "level": "Série", "title": "Propositions des distinctions honorifiques envoyées au ministère de tutelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Liste des récipiendaires proposés", "remarks": "Justification du sort final :Ces documents sont conservés par le ministère de tutelle" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Relations avec les organismes paritaires, les instances de représentation du personnel et les syndicats", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Relations avec les syndicats", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Correspondance" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, organisation matérielle, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d'examen, liste des agents inscrits au group training form" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-04", "level": "Série", "title": "Suivi des demandes individuelles de formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Demande, lettre de refus ou d’autorisation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues sans constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation :Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidatJustification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "R9-04", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature non retenue", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "S", "level": "Domaine d’activité", "title": "Bâtiments, équipement, informatique et logistique", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "ANA" }, { "code": "S1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des biens mobiliers et immobiliers", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S1-01", "level": "Série", "title": "Gestion des locaux", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S1", "documents": "Plan, dossier d'aménagement, dossier pour nouveau bâtiment", "remarks": "Justification du sort final : Originaux conservés à l'Administration des bâtiments publics" }, { "code": "S2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion de l'entretien des bâtiments", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S2-01", "level": "Série", "title": "Aménagement des sites", "period": "P10Y", "trigger": "Départ du bâtiment", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S2", "documents": "Plan technique (d'ensemble, d'aménagement etc.), photographie" }, { "code": "S3", "level": "Catégorie", "title": "Baux et documents associés", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S3-01", "level": "Série", "title": "Location d’espaces de travail", "period": "P10Y", "trigger": "Fin du bail", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S3", "documents": "Bail et documents associés (photographie, état des lieux)", "remarks": "Justification du sort final : Originaux conservés au ministère des Finances" }, { "code": "S4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des véhicules et des équipements informatiques", "usable": false, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S4-01", "level": "Série", "title": "Gestion du parc automobile", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-06-25T00:00:00", "parentCode": "S4", "documents": "Déclaration de vente ou de destruction, demande d’immatriculation, réforme ou 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