{ "count": 185, "schedule": [ { "code": "AP", "level": "Organisation", "title": "Administration pénitentiaire", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "contract": "2021_15/AP" }, { "code": "A", "level": "Domaine d’activité", "title": "Synthèse des activités de l'Administration pénitentiaire et présence publique de sa direction", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "AP" }, { "code": "A1", "level": "Catégorie", "title": "Documents constitutifs de la mémoire de l'Administration pénitentiaire", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A1-01", "level": "Série", "title": "Compte-rendu annuel des activités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "A1", "documents": "Rapport d'activité annuel, statistique" }, { "code": "A5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités du directeur", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A5-01", "level": "Série", "title": "Documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Calendrier*, correspondance, note", "remarks": "Observation : * Conservation des informations concernant l'activité publique dans le cadre des fonctions du chef d'administration. 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Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Dossier de presse, correspondance engageante, monitoring radio", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, photographie" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Supports élaborés ou échangés avec le Service information et presse (SIP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Communiqué", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E3", "level": "Catégorie", "title": "Participation à des instances extérieures", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E3-01", "level": "Série", "title": "Réunions et groupes de travail des instances nationales ou internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance engageante, convention, documentation en relation avec les infrastructures" }, { "code": "E3-02", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Liste des participants, document venant à l'appui de l'intervention (PowerPoint), affiche, document promotionnel" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, affiche, document promotionnel, document remis aux participants, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E4", "level": "Catégorie", "title": "Présence Internet", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E4-01", "level": "Série", "title": "Site internet", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Texte, photographie", "remarks": "Observation : RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal. 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conservés auprès du SIP" }, { "code": "E5-03", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de renseignement", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Correspondance, pièce-jointe" }, { "code": "F", "level": "Domaine d’activité", "title": " Statistiques", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "AP" }, { "code": "F2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des bases de données et études statistiques", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "F" }, { "code": "F2-01", "level": "Série", "title": "Traitement statistique", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "F2", "documents": "Base de données statistiques, demande, extraction de données, procédure des extraits réguliers, liste des définitions de termes statistiques, donnée brute, formule de calcul" }, { "code": "G", "level": "Domaine d’activité", "title": "Documentation des installations et des matériels", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "AP" }, { "code": "G1", "level": "Catégorie", "title": "Documentation majeure des installations et des systèmes", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "G" }, { "code": "G1-01", "level": "Série", "title": "Supports d'utilisation des systèmes informatiques et des logiciels développés pour l'Administration pénitentiaire", "period": "P25Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "G1", "documents": "Documentation technique" }, { "code": "G3", "level": "Catégorie", "title": "Gestion courante du matériel et des installations", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "G" }, { "code": "G3-01", "level": "Série", "title": "Demandes de développement informatique", "period": 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"Contrat de maintenance, inventaire des licences, correspondance, ticket, statistique sur les demandes et incidents" }, { "code": "H", "level": "Domaine d’activité", "title": "Sécurité et sûreté", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "AP" }, { "code": "H1", "level": "Catégorie", "title": "Organisation générale de la sécurité", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "H" }, { "code": "H1-01", "level": "Série", "title": "Gestion des risques", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "H1", "documents": "Plan d'urgence" }, { "code": "H1-02", "level": "Série", "title": "Activité relative au délégué à la sécurité", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "H1", "documents": "Rapport, compte-rendu de réunion, registre de la sécurité, procédure d’évacuation, 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diplômes, questionnaire ou test précédant l'embauche et ses conclusions, lettre d'embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d'accès au bâtiment), copie des arrêtés, donnée des absences, déclaration des accidents du travail", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO)" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport, saisine", "remarks": "Observation : * Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaire. Loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et mélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Carnet de stage, procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale- Validation et attestation/certificat de l'Institut national de l'administration publique (INAP)" }, { "code": "R2-06", "level": "Série", "title": "Contrat d'appui-emploi (CAE) et contrat géré par le Ministère de la famille", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), copie du contrat de travail, déclaration mensuelle envoyée à l’ADEM, fiche d'évaluation" }, { "code": "R3", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des collaborateurs externes", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R3-01", "level": "Série", "title": "Gestion des autorisations des thérapeutes extérieurs - 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Accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, classeur des entrées et sorties (convenances personnelles, missions), bilan annuel des absences, cahier des absences, liste des heures supplémentaires prévisibles et imprévisible, formulaire des heures supplémentaires", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-06", "level": "Série", "title": "Propositions des distinctions honorifiques envoyées au ministère de tutelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Liste des récipiendaires proposés", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés par le ministère de tutelle" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Relations avec les syndicats", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Relations avec les syndicats", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Correspondance" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, règlement, demande d'assimilation" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Suivi des demandes individuelles de formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Demande, lettre de refus ou d’autorisation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-04", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l'embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation : Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidat. Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "R9-04", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature non retenue", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "S", "level": "Domaine d’activité", "title": "Bâtiments, équipement, informatique et logistique", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "AP" }, { "code": "S1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des biens mobiliers et immobiliers", "usable": false, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S1-01", "level": "Série", "title": "Inventaire du patrimoine", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-12-09T00:00:00", "parentCode": "S1", "documents": "Inventaire du mobilier et œuvres d'art" }, { "code": "S2", 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