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attestation de retour, correspondance relative à la demande de cession de droits, accord des ayants droit concernant le droit à l’image" }, { "code": "N2-04", "level": "Série", "title": "Manifestations organisées par les ANLux - supports iconographiques et audiovisuels", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Scan, support audio et vidéo pour exposition, photographie", "remarks": "Observation : RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal : un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux en plus des dispositions du dépôt légal à la BnL ou au CNA. Pour les documents audio-visuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec le service SCCE." }, { "code": "N2-05", "level": "Série", "title": "Manifestations organisées par les ANLux - gestion préparatoire et opérationnelle", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Conception graphique, maquette préparatoire, texte, traduction, texte relu et amendé, schéma de disposition intermédiaire des vitrines, copie des bons de commande et factures, rétro\u0002calendrier, correspondance préparatoi" }, { "code": "N2-06", "level": "Série", "title": "Supports de communication créés par les ANLux - produits finis", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Invitation, programme, affiche, flyer, dossier de présentation, dépliant, plaquette, prospectus, publicité, farde promotionnelle, dossier ou revue ou communiqué de presse, livre d’or, visuel de communication divers, actualité publiée sur le site Internet, newsletter, cartes de vœux, production audiovisuelle (spots promotionnels), interview", "remarks": "Observation : Ne conserver qu'un seul exemplaire de chaque produit." }, { "code": "N2-07", "level": "Série", "title": "Organisation événementielle", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Préparation de discours, présentation, documentation remise aux participants, photographie de la manifestation, texte final de la visite guidée, enregistrement audio et vidéo" }, { "code": "N2-08", "level": "Série", "title": "Outil de gestion des partenaires", "period": "P0Y", "trigger": "Fin de validité", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Liste de diffusion" }, { "code": "N2-09", "level": "Série", "title": "Manifestations organisées par d'autres institutions - gestion des emprunts de documents ou d’objets appartenant aux ANLux", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N2", "documents": "Demande de prêt, contrat de prêt, accusé de réception, rapport de conservation, assurance, attestation de retour, correspondance relative à la demande de cession de droits, accord des ayants droit concernant le droit à l’image" }, { "code": "N3", "level": "Catégorie", "title": "Préparation et suivi des opérations de communication", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N" }, { "code": "N3-01", "level": "Série", "title": "Dépôt légal, immatriculation ISBN et ISSN", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "N3", "documents": "Formulaire, correspondance" }, { "code": "N3-02", "level": "Série", "title": "Droits d'auteur, gestion des droits", "period": "P5Y", 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"code": "P4-02", "level": "Série", "title": "Commandes hors marchés publics", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Demande, offre, correspondance, devis en lien avec une facture, devis sans suite, convention de service, contrat d'achat ou de travail, bon de livraison, bon de commande" }, { "code": "P4-03", "level": "Série", "title": "Dossier individuel des experts ou externes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "CV, rapport ou bilan de fin de mission ou projet, évaluation de l’agent par l’administration" }, { "code": "P4-04", "level": "Série", "title": "Fournisseurs et prestataires", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Fichier, liste" }, { "code": 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"2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Rapport ou note des chefs de service, plan de formation annuel ou pluriannuel, bilan du plan de formation, liste des agents inscrits, synthèse ou bilan des formations internes ou spéciales" }, { "code": "R1-05", "level": "Série", "title": "Constitution des jurys d'examen", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Candidature, Curriculum Vitae (CV) des membres du jury, constitution du jury, convocation, évaluation orale ou écrite des candidats, procès-verbal du jury, réponse négative" }, { "code": "R1-06", "level": "Série", "title": "Mise en place des concours et examens", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Avis de concours, composition du jury, liste des épreuves et des sujets, résultat, notification du résultat, annonce de la session d’examens" }, { "code": "R2", "level": "Catégorie", "title": "Dossier individuel des collaborateurs", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R2-01", "level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d'appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel, mémoire ou rapport de fin de stage " }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l'embauche et ses conclusions, lettre d'embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’état civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d'accès au bâtiment), copie des arrêtés", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du Centre de gestion du personnel et de l'organisation de l'État (CGPO)." }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Justification du sort final : Les dossiers des affaires disciplinaires sont conservés par le Commissariat du gouvernement chargé de l'instruction disciplinaire (CGID). Lorsque ces affaires concernent les employés de l'État en poste depuis moins de 10 ans, ces dossiers sont conservés par le ministère de la Fonction publique dans le cadre de la cessation de la relation de travail.Observation :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaireLoi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Carnet de stage, procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale- Demande, lettre de refus ou d’autorisation, validation et attestation/certificat INAP" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Contrat d'appui-emploi (CAE)", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie du contrat de travail, déclaration mensuelle envoyée à l’ADEM " }, { "code": "R2-06", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature, procuration, nomination, déclaration de confidentialité" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidature retenue d'un étudiant pour un stage", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), copie des diplômes, lettre de recommandation, contrat et convention de stage, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, avenant à la convention de stage, certificat de stage" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "Congés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "- Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif)- Dossier médical tenu en application de dispositions particulières (salariés exposés dans le cadre de leurs fonctions à des agents chimiques dangereux, à des agents biologiques pathogènes ou à des rayonnements ionisants) - Accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, classeur des entrées et sorties (convenances personnelles, missions), bilan annuel des absences, cahier des absences", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Relations avec les instances représentatives du personnel?", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Administration des élections", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Liste des candidats, déclaration de candidature, procès-verbal d’élection ou de nomination", "remarks": "Justification de la DUA : Code du travail, art. L. 413-2." }, { "code": "R7-02", "level": "Série", "title": "Organisation des élections des représentants du personnel", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Liste électorale, liste d’émargement, matériel de vote", "remarks": "Justification de la DUA : Code du travail, art. L. 413-2." }, { "code": "R7-03", "level": "Série", "title": "Nature du mandat et syndicat d’appartenance", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Mandat", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R7-04", "level": "Série", "title": "Relation avec les syndicats", "period": "P6Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Correspondance, demande d'autorisation de création de comité" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance avec l'Institut national d’administration publique (INAP) ou un autre organisme de formation, note, Document préparatoire du plan de formation, demande de formation, publication de l’avis de stage ou du cycle de formation, organisation matérielle, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d'examen" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues sans constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation : Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidat Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "R9-04", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature non retenue", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2020-12-16T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "S", "level": "Domaine d’activité", "title": "Bâtiments, équipements, informatique et logistique", "usable": false, 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