{ "count": 218, "schedule": [ { "code": "M_SAN", "level": "Organisation", "title": "Ministère de la Santé", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "contract": "2022_05/M_SANTE" }, { "code": "A", "level": "Domaine d’activité", "title": "Synthèse des activités du ministère de la Santé et présence publique de son ministre", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "M_SAN" }, { "code": "A1", "level": "Catégorie", "title": "Documents constitutifs de la mémoire du ministère", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A1-01", "level": "Série", "title": "Compte-rendu annuel des activités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A1", "documents": "Rapport d’activité annuel, tableau de bord des projets, statistique" }, { "code": "A2", "level": "Catégorie", "title": "Vie interne du ministère", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A2-01", "level": "Série", "title": "Évènements internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A2", "documents": "Photographie, vidéo, communiqué, support de présentation, flyer, affiche" }, { "code": "A5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités du Ministre", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A5-01", "level": "Série", "title": "Documents traçant les activités officielles - documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Départ du ministre", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Agenda*, discours final, correspondance, note**", "remarks": "Observation : * Conservation des informations concernant l’activité publique dans le cadre des fonctions du chef d’administration. Sont exclues du versement les informations d’ordre privé et les activités liées aux partis politiques** Les notes concernent également les notes manuscrites" }, { "code": "A5-02", "level": "Série", "title": "Documents non engageants", "period": "P1Y", "trigger": "Départ du ministre", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Invitation, correspondance, note préparatoire" }, { "code": "B", "level": "Domaine d’activité", "title": "Gestion stratégique des activités", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "M_SAN" }, { "code": "B1", "level": "Catégorie", "title": "Fonctionnement général", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B1-01", "level": "Série", "title": "Décisions stratégiques du ministère", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Note de service, document stratégique définissant les politiques, note interne" }, { "code": "B1-02", "level": "Série", "title": "Réunions de service et groupes de travail internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Ordre du jour, procès-verbal, compte-rendu, rapport, annexe, document support, document préparatoire" }, { "code": "B1-03", "level": "Série", "title": "Courrier entrant et sortant", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Correspondance, fichier de suivi, registre du courrier" }, { "code": "B3", "level": "Catégorie", "title": "Travaux de portée stratégique", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B3-01", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs - 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Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Visuel des supports, support de presse, programme, dossier de presse, synthèse des retombées", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Organisation d’évènements et de manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Correspondance engageante, programme, dossier de présentation, liste des orateurs, liste des personnes invitées, invitation, liste des personnes présentes, supports de communication (affiche, invitation, plaquette, prospectus, publicité, fardes promotionnelles etc.), répertoire des journalistes, dossier de presse, revue de presse, communiqué de presse, livre d’or, statistique de fréquentation", "remarks": "Observation :Versions définitives bonnes pour impression" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, photographie, rush" }, { "code": "E1-06", "level": "Série", "title": "Supports élaborés ou échangés avec le Service information et presse (SIP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Photographie, sommaire revue de presse, revue de presse, monitoring radio, monitoring internet national et international, communiqué ", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E3", "level": "Catégorie", "title": "Participation à des instances extérieures", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E3-01", "level": "Série", "title": "Réunions, groupes de travail et conseils d’administration des instances nationales ou internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance engageante, procès-verbal, compte-rendu, expertise, ordre du jour, liste des participants, documentation remise aux participants, note, avis, rapport" }, { "code": "E3-02", "level": "Série", "title": "Participation de l'État aux établissements publics", "period": "P10Y", "trigger": "Fin de la participation", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Statut, compte-rendu" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Négociation des traités, accords, contrats et conventions portant sur les stratégies nationales et internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Traité, accord, contrat, convention, correspondance, mémoire d’entente, rapport de réunion, avis", "remarks": "Observation : Le MSAN peut conserver une copie des documents versés à des fins de consultation" }, { "code": "E3-04", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, discours, document venant à l’appui de l’intervention (PowerPoint), affiche, document promotionnel, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E3-05", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, affiche, document promotionnel, document remis aux participants, compte-rendu ou publication des actes, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E4", "level": "Catégorie", 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assuré par le moissonnage du web. Une procédure ad hoc sera transmise par les ANLux. Le MSAN utilise les réseaux sociaux suivants : facebook, twitter, instagram, linkedin" }, { "code": "E4-03", "level": "Série", "title": "Contenu publié sur intranet", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Publication", "remarks": "Observation : L’archivage de l'intranet n’est pas assuré par le moissonnage du web. Une procédure ad hoc sera transmise par les ANLux." }, { "code": "E5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle de la communication", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E5-01", "level": "Série", "title": "Identité visuelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Règle, logo, charte graphique", "remarks": "Justification du sort final :Les documents relatifs à la charte visuelle de l’État utilisée par le MSAN sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E5-02", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de renseignement", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Correspondance, pièce-jointe" }, { "code": "F", "level": "Domaine d’activité", "title": "Recherches, études et statistiques", "usable": false, 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ordonnance, mémoire d'honoraire, expertise médicale", "remarks": "Justification du sort final : L'ensemble du dossier est conservé par l'hôpital" }, { "code": "O1-03", "level": "Série", "title": "Dossier constitué par un patient - milieu libéral", "period": "P1Y", "trigger": "Clôture du dossier par la collège médical", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O1", "documents": "Correspondance, ordonnance, mémoire d'honoraire, expertise médicale, avis du collège médical ou du conseil supérieur compétent" }, { "code": "O2", "level": "Catégorie", "title": "Prise en charge de l'hospitalisation à domicile", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O" }, { "code": "O2-01", "level": "Série", "title": "Demande de prise en charge acceptée - documents engageants", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O2", "documents": "Formulaire, correspondance, avis, décision ministérielle" }, { "code": "O2-02", "level": "Série", "title": "Demande de prise en charge acceptée - pièces justificatives", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O2", "documents": "Certificat médical, pièce administrative (facture, contrat de travail des personnes engagées, fiche de salaire, extrait bancaire)" }, { "code": "O2-03", "level": "Série", "title": "Demande de prise en charge acceptée - document de synthèse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O2", "documents": "Registre numérique" }, { "code": "O3", "level": "Catégorie", "title": "Dossier sans suite relatif à l'hospitalisation à domicile", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O" }, { "code": "O3-01", "level": "Série", "title": "Demande de prise en charge refusée - documents 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"documents": "Formulaire, correspondance, certificat médical, pièce administrative (facture, contrat de travail des personnes engagées, fiche de salaire, extrait bancaire)" }, { "code": "O3-04", "level": "Série", "title": "Demande de prise en charge - patient décédé avant ou après la décision du ministère", "period": "P0Y", "trigger": "Notification du décès du patient au MSAN", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O3", "documents": "Formulaire, correspondance, certificat médical, pièce administrative (facture, contrat de travail des personnes engagées, fiche de salaire, extrait bancaire)" }, { "code": "O4", "level": "Catégorie", "title": "Disposition de fin de vie", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O" }, { "code": "O4-01", "level": "Série", "title": "Document de synthèse", "period": "P5Y", "trigger": "Décès du déclarant", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "O4", 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"Série", "title": "Étude préalable, publication, dossier de soumission du marché et adjudication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Étude de faisabilité, étude technique, programme, cahier des charges, avis de marché, procès-verbal d’ouverture des plis, rapport d’analyse des offres, procès-verbal d’attribution, arrêté ministériel, avis de marché, avis d’attribution / d’adjudication" }, { "code": "P3-02", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de services", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-03", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d’une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "P4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des offres et des commandes hors marchés publics", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P4-01", "level": "Série", "title": "Réception et examen des offres - attribution", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Récépissé de retrait, récépissé de dépôt ou accusé de réception, liste des entreprises ayant retiré un dossier, liste des candidatures, convocation, notification d’attribution ou de rejet" }, { "code": "P4-02", "level": "Série", "title": "Commandes hors marchés publics", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "P4", "documents": "Demande, offre, correspondance, devis en lien avec une facture, devis sans suite, convention de service [y compris les contrats avec des externes], contrat d’achat, bon de livraison, bon de commande" }, { "code": "Q", "level": "Domaine d’activité", "title": "Budget et finances", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "M_SAN" }, { "code": "Q2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion de la comptabilité", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q2-01", "level": "Série", "title": "Clôture des comptes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q2", "documents": "État des dépenses et des recettes des différents postes budgétaires, bilan financier", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3", "level": "Catégorie", "title": "Suivi comptable opérationnel et intermédiaire", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q3-01", "level": "Série", "title": "Suivi comptable et bancaire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Situation annuelle des dépenses, comptes annuels exécutés des dépenses, état récapitulatif des recettes, livre de caisse, arrêté ministériel, engagement de dépense", "remarks": "Justification de la DUA :Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-02", "level": "Série", "title": "Gestion des paiements et des frais de déplacement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Ordre de paiement, relevé de paiements, pièce justificative ", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-03", "level": "Série", "title": "Gestion des recettes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Facture, avis de crédit, devis, pièce justificative", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q4", "level": "Catégorie", "title": "Budget", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q4-01", "level": "Série", "title": "Projet de budget", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Circulaire budgétaire, formulaire de l’IGF complété, programmation pluriannuelle , justificatif budgétaire, document des questions à trancher, décision des examens bilatéraux, correspondance, demande d’estimation des dépenses aux services ou sections, fiche financière des services, justificatif, argumentaire, dossier du contradictoire, courrier annonçant la dotation budgétaire, arrêté d’attribution de la dotation budgétaire,", "remarks": "Observation :Les dossiers budgétaires finalisés et les dossiers du contradictoire antérieurs à 2021 ont comme sort final la conservation. Voir avec les ANLux pour les modalités de versementJustification du sort final :Originaux conservés à l'IGF depuis 2021" }, { "code": "R", "level": "Domaine d’activité", "title": "Ressources humaines", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "M_SAN" }, { "code": "R1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion collective du personnel, des recrutements et des formations", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R1-01", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des recrutements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Plan de recrutement, note, correspondance, rapport sur la stratégie et les besoins en matière de recrutement, correspondance avec les services demandeurs, note sur l’organisation de la prise de fonction, publication de poste", "remarks": "Justification du sort final : Les documents stratégiques en lien avec le recrutement et le numerus clausus de l'État sont conservés auprès de la Commission d'économie et de rationalisation" }, { "code": "R1-02", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des effectifs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Organigramme, registre du personnel, tableau des effectifs, programme de travail (gestion par objectifs des administrations), description de poste, livret d’accueil" }, { "code": "R1-03", "level": "Série", "title": "Définition des besoins en formation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Rapport ou note des chefs de service, plan de formation annuel ou pluriannuel, bilan du plan de formation, liste des agents inscrits, synthèse ou bilan des formations internes ou spéciales" }, { "code": "R2", "level": "Catégorie", "title": "Dossier individuel des collaborateurs", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R2-01", "level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d’appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel" }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions, lettre d’embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d’accès au bâtiment), copie des arrêtés ", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final :Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du Centre de gestion du personnel et de l’organisation de l’État (CGPO)" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures et mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Justification du sort final :Les dossiers des affaires disciplinaires sont conservés par le Commissariat du gouvernement chargé de l'instruction disciplinaire (CGID)Observation :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n'a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaireLoi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "- Carnet de stage, procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale- Validation et attestation/certificat de l’Institut national de l’administration publique (INAP)" }, { "code": "R2-06", "level": "Série", "title": "Contrat d’appui-emploi (CAE) et Occupation temporaire indemnisée (OTI)", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie du contrat de travail, déclaration mensuelle envoyée à l’ADEM " }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature, procuration, nomination, déclaration de confidentialité" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidature retenue d’un étudiant pour un stage", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), copie des diplômes, lettre de recommandation, contrat et convention de stage, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, avenant à la convention de stage, certificat de stage" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "Congés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "- Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif)- Accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, bilan annuel des absences", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-06", "level": "Série", "title": "Propositions des distinctions honorifiques", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Liste des récipiendaires proposés" }, { "code": "R7", "level": "Catégorie", "title": "Délégué à l'égalité des chances", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R7-01", "level": "Série", "title": "Activité du délégué à l'égalité des chances - documents finaux", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Compte-rendu, document de projet ponctuel, note, avis" }, { "code": "R7-02", "level": "Série", "title": "Activité du délégué à l'égalité des chances - documents préparatoires et d'information", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R7", "documents": "Documentation reçue du ministère de l'Égalité entre les femmes et les hommes" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, organisation matérielle, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d’examen" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Suivi des demandes individuelles de formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Demande, lettre de refus ou d’autorisation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-04", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues sans constituion d'une réserve de candidatures", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation :Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidatJustification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2022-08-22T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { 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