{ "count": 180, "schedule": [ { "code": "MECDD", "level": "Organisation", "title": "Ministère de l'Environnement et du Développement durable", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "contract": "2021_03/MECDD" }, { "code": "A", "level": "Domaine d’activité", "title": "Synthèse des activités du ministère et présence publique du ministre", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "A1", "level": "Catégorie", "title": "Documents constitutifs de la mémoire de l’institution", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A1-01", "level": "Série", "title": "Compte-rendu annuel des activités", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "A1", "documents": "Rapport d’activité annuel, tableau de bord des projets, statistique" }, { "code": "A5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités du ministre", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "A" }, { "code": "A5-01", "level": "Série", "title": "Documents engageants", "period": "P1Y", "trigger": "Départ du ministre", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Agenda*, discours final, correspondance, note manuscrite", "remarks": "Observation : * Conservation des informations concernant l’activité publique dans le cadre des fonctions du chef d’administration. Sont exclues du versement les informations d’ordre privé et les activités liées aux partis politiques" }, { "code": "A5-02", "level": "Série", "title": "Documents non engageants", "period": "P1Y", "trigger": "Départ du ministre", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "A5", "documents": "Invitation, correspondance, note préparatoire aux discours" }, { "code": "B", "level": "Domaine d’activité", "title": "Gestion stratégique des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "B1", "level": "Catégorie", "title": "Fonctionnement général", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B1-01", "level": "Série", "title": "Décisions stratégiques du ministère", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Note de service, document stratégique définissant les politiques, note interne, rapport sur un évènement extérieur, circulaire ministérielle, documentation support à la décision" }, { "code": "B1-02", "level": "Série", "title": "Réunions de service et groupes de travail internes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Ordre du jour, procès-verbal, compte-rendu, rapport, annexe, dossier de documentation support à la réunion, présentation visuelle, avis" }, { "code": "B1-03", "level": "Série", "title": "Courrier entrant et sortant", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "B1", "documents": "Correspondance" }, { "code": "B3", "level": "Catégorie", "title": "Travaux de portée stratégique", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "B" }, { "code": "B3-01", "level": "Série", "title": "Travaux législatifs sous la responsabilité du producteur - 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Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-03", "level": "Série", "title": "Relations publiques et relations presse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Visuel des supports, support de presse, programme, dossier de presse, synthèse des retombées", "remarks": "Observation : En plus des dispositions du RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal à la BnL ou au CNA, un exemplaire de toutes les publications doit être conservé et versé aux ANLux. Pour les documents audiovisuels, afin de ne pas dénaturer les fonds, des dispositions spécifiques sont applicables. Voir avec les ANLux" }, { "code": "E1-04", "level": "Série", "title": "Organisation d’évènements et de manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Correspondance engageante, programme, dossier de présentation, liste des personnes invitées, invitation, support de communication (affiche, invitation, plaquette, prospectus), dossier de presse, revue de presse, communiqué de presse", "remarks": "Observation : Versions définitives bonnes pour impression" }, { "code": "E1-05", "level": "Série", "title": "Préparation des actions de communication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Version préparatoire de support de communication et de contenu rédigé, photographie, rush" }, { "code": "E1-06", "level": "Série", "title": "Supports élaborés ou échangés avec le Service information et presse (SIP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E1", "documents": "Photographie, sommaire revue de presse, revue de presse, monitoring radio, monitoring internet national et international, communiqué", "remarks": "Justification du sort final : Ces documents sont conservés auprès du SIP" }, { "code": "E3", "level": "Catégorie", "title": "Participation à des instances extérieures", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E3-01", "level": "Série", "title": "Réunions, groupes de travail, groupes d’experts et conseils d’administration des instances nationales ou internationales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Correspondance engageante, procès-verbal, compte-rendu, expertise, ordre du jour, liste des participants, note, avis, présentation visuelle, documentation venant à l’appui de la réunion, avis, arrêté de composition/nomination, rapport, étude, analyse, statistique, étude d’impact et de probabilité, questionnaire de données, inventaire, tableau de données, annexe, reporting" }, { "code": "E3-02", "level": "Série", "title": "Participation active à des évènements et à des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, liste des participants, discours, présentation visuelle, affiche, compte-rendu, enregistrement radiophonique ou télévisuel" }, { "code": "E3-03", "level": "Série", "title": "Participation passive à des évènements et à des manifestations", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E3", "documents": "Programme, documentation remis aux participants, compte-rendu de l’évènement envoyé pour information" }, { "code": "E4", "level": "Catégorie", "title": "Présence Internet", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E4-01", "level": "Série", "title": "Contenu du site internet", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Texte, vidéo, photographie, contenu multimédia", "remarks": "Observation : RGD du 6 novembre 2009 relatif au dépôt légal. Moissonnage du web effectué par la BnL dans le cadre du dépôt légal. Le producteur n’a pas d’action à entreprendre en vue de la collecte des données pour les sites suivants : mecdd.gouvernement.lu, environnement.public.lu" }, { "code": "E4-02", "level": "Série", "title": "Contenu publié sur les réseaux sociaux", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E4", "documents": "Publication", "remarks": "Observation : L’archivage des réseaux sociaux n’est pas assuré par le moissonnage du web. Une procédure ad hoc sera transmise par les ANLux" }, { "code": "E5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle de la communication", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E" }, { "code": "E5-01", "level": "Série", "title": "Identité visuelle", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "E5", "documents": "Règle, logo, charte graphique" }, { "code": "F", "level": "Domaine d’activité", "title": "Recherches, études et statistiques", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "F2", "level": "Catégorie", "title": "Contenu scientifique et technique nécessaire à la réalisation des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "F" }, { "code": "F2-01", "level": "Série", "title": "Élaboration de rapports ou d’études par le ministère ou des experts externes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "F2", "documents": "Plan, carte, atlas, rapport, orthophotographie, étude" }, { "code": "F2-02", "level": "Série", "title": "Gestion et alimentation des bases de données", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "F2", "documents": "Donnée (d’occupation du sol, thermique, délimitation, biodiversité, émissions atmosphériques)", "remarks": "Observation : Le MECDD conserve une copie de ces données pour mener à bien ses activités" }, { "code": "G", "level": "Domaine d’activité", "title": "Documentation des installations et des matériels", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "G1", "level": "Catégorie", "title": "Documentation majeure des installations et des systèmes", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G" }, { "code": "G1-01", "level": "Série", "title": "Supports d’utilisation des systèmes informatiques et des logiciels développés par l’État", "period": "P25Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G1", "documents": "Documentation technique, procédure d’utilisation, guide utilisateur" }, { "code": "G3", "level": "Catégorie", "title": "Gestion courante du matériel et des installations", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G" }, { "code": "G3-01", "level": "Série", "title": "Développement d’application métier", "period": "P2Y", "trigger": "Fin de l’usage d’une application", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G3", "documents": "Proposition de projet, rapport de description et de conception du projet, présentation visuelle, cahier des charges, spécification fonctionnelle, documentation" }, { "code": "G3-02", "level": "Série", "title": "Maintenance évolutive ou corrective des applications", "period": "P2Y", "trigger": "Fin de l’usage d’une application", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G3", "documents": "Note, liste des besoins et des incidents, ticket" }, { "code": "G3-03", "level": "Série", "title": "Support aux utilisateurs", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "G3", "documents": "Correspondance" }, { "code": "I", "level": "Domaine d’activité", "title": "Organisation des activités", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "I2", "level": "Catégorie", "title": "Conception et réalisation de projets", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "I" }, { "code": "I2-01", "level": "Série", "title": "Projets portés ou coordonnés par le ministère - 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validation finale", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Arrêté ministériel" }, { "code": "K2-02", "level": "Série", "title": "Autorisations relatives à la gestion de l’eau - dossier de traitement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Copie de la demande, pièce justificative", "remarks": "Justification du sort final : Le dossier de demande original se trouve à l’AGE" }, { "code": "K2-03", "level": "Série", "title": "Traitement des autorisations relatives à la protection de la nature et aux ressources naturelles", "period": "P10Y", "trigger": "Réception de la demande", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Demande, avis de l’Administration de la nature et des forêts (ANF), compte-rendu des bureaux d’études, avis du préposé forestier, avis de l’arrondissement forestier, plan, descriptif du projet, pièce justificative, arrêté ou décision ministérielle" }, { "code": "K2-04", "level": "Série", "title": "Attribution des baux de chasse aux syndicats", "period": "P10Y", "trigger": "Signature du contrat de bail", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Rapport d’assemblée générale du syndicat, contrat de bail de chasse, convention de modification du bail, adjudication, avenant à la convention ou au contrat de bail (prolongation), procès-verbal de constitution du syndicat, décision ministérielle", "remarks": "Justification de la DUA : Les baux de chasse ont une validité de 9 ans maximum. Tous les baux de chasse sont remis en adjudication à date fixe. Une fois l’adjudication des nouveaux baux effectuée, les anciens baux n’ont plus aucune valeur légale" }, { "code": "K2-05", "level": "Série", "title": "Approbation du plan de chasse", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Arrêté ministériel" }, { "code": "K2-06", "level": "Série", "title": "Adjudication des baux de pêche", "period": "P15Y", "trigger": "Signature du contrat de bail", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K2", "documents": "Procès-verbal de l’assemblée générale du syndicat de pêche, offre du syndicat, procès-verbal d’adjudication", "remarks": "Justification de la DUA : Les baux de pêche ont une durée de 9 ou 12 ans" }, { "code": "K3", "level": "Catégorie", "title": "Conseil et accompagnement financier des acteurs environnementaux", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K3-01", "level": "Série", "title": "Évaluation des incidences environnementales des projets - procédure complète", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Avis sur les évaluations à réaliser, rapport technique, rapport d’évaluation de la situation, avis des autres instances, pièce justificative, synthèse, procédure, conclusion motivée du ministère" }, { "code": "K3-02", "level": "Série", "title": "Évaluation des incidences environnementales des projets - vérification préliminaire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Demande, correspondance, pièce justificative, décision sur la nécessité d’engager une procédure EIE", "remarks": "Observation : Concerne les procédures EIE non abouties" }, { "code": "K3-03", "level": "Série", "title": "Conseil et accompagnement pour l’élaboration des plans d’aménagement particuliers (PAP)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Ordre du jour, compte-rendu de réunion, rapport, documentation venant à l’appui de la réunion, présentation visuelle" }, { "code": "K3-04", "level": "Série", "title": "Accompagnement des acteurs sur des projets et plans de procédures environnementales", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Demande des maîtres d’oeuvre ou entreprises, correspondance, descriptif du projet, compte-rendu de réunion de concertation, documentation attachée à la description de projet, présentation visuelle, rapport technique du demandeur ou du bureau d’étude" }, { "code": "K3-05", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de subventions et collaborations financières - travaux, installations majeures et projets de protection de l’environnement et de développement durable", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Demande de subvention, convention, contrat, avenant, dossier projet support à la demande de subvention, pièce justificative, proposition budgétaire, arrêté de paiement, arrêté ministériel" }, { "code": "K3-06", "level": "Série", "title": "Traitement des demandes de subventions - petits équipements, matériels, fournitures", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Demande de subvention, convention, contrat, avenant, documentation, pièce justificative, proposition budgétaire, ordre de paiement, arrêté de paiement, relevé des dépenses engagées, protocole de réception (certificat de conformité)" }, { "code": "K3-07", "level": "Série", "title": "Suivi opérationnel des financements de projets", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K3", "documents": "Facture, devis, correspondance, pièce justificative, demande de liquidation" }, { "code": "K5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des activités à destination du public", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K" }, { "code": "K5-01", "level": "Série", "title": "Repeuplement des cours d’eau", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Demande de repeuplement, plan de repeuplement, avis du service biologie et pêche" }, { "code": "K5-02", "level": "Série", "title": "Attribution des permis de chasse", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Formulaire de demande, bon de paiement du timbre, attestation d’assurance, extrait du casier judiciaire, attestation de réussite à l’examen de tir, accord pour récupération du casier judiciaire, donnée (nom, profession, sexe, coordonnées)", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Les permis de chasse sont valables 1 an Les données relatives aux permis de chasse doivent être conservées pendant un minimum de 5 ans afin que le ministère de la Justice puisse autoriser le port d’arme. Le port d’arme est à renouveler tous les 5 ans, il est délivré aux chasseurs sous réserve de l’obtention d’un permis de chasse" }, { "code": "K5-04", "level": "Série", "title": "Traitement et suivi des autorisations pour la circulation, le stationnement et l’immatriculation d’un bateau de plaisance", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "K5", "documents": "Formulaire de demande, copie de la carte d’identité, contrat de vente du bateau, photographie du bateau, facture du bateau, fichier de suivi", "remarks": "Justification de la DUA : Les autorisations sont valables 2 ans" }, { "code": "L", "level": "Domaine d’activité", "title": "Gestion de la protection de l’environnement au niveau du territoire", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "L1", "level": "Catégorie", "title": "Coordination et approbation ministérielle des plans d’aménagement et zones de protection", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "L" }, { "code": "L1-01", "level": "Série", "title": "Validation des plans d’aménagement généraux (PAG) des communes", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Projet de plan de la commune, document technique, rapport, documentation, correspondance, avis, rapport environnemental, plan, étude préliminaire, schéma directeur, avis modificatif de délimitation de la zone verte, avis des communes, approbation communale, invitation publique, demande de modification, descriptif de la modification, décision sur la nécessité de réaliser une procédure complète, plan définitif (partie graphique et écrite), arrêté ministériel d’approbation" }, { "code": "L1-02", "level": "Série", "title": "Validation des zones naturelles et zones de protection", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Rapport d’étude, rapport technique, plan, avis des communes, avis des autres instances, invitation publique, correspondance, plan provisoire, plan de protection définitif, arrêté ministériel" }, { "code": "L1-03", "level": "Série", "title": "Élaboration et validation des plans de gestion Natura 2000", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Plan provisoire, avis du Conseil supérieur de la Protection nationale (CSPN), arrêté ministériel, plan de gestion (annexe)", "remarks": "Justification de la DUA : Loi du 18 juillet 2018 concernant la protection de la nature et des ressources naturelles, art. 37 § 4" }, { "code": "L1-04", "level": "Série", "title": "Dossier préparatoire du plan de gestion Natura 2000", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "L1", "documents": "Correspondance, copie des anciens plans Natura 2000, version préparatoire du plan, documentation" }, { "code": "P", "level": "Domaine d’activité", "title": "Marchés publics, relations fournisseurs et prestataires", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "P3", "level": "Catégorie", "title": "Marchés publics pour les services et fournitures", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P3-01", "level": "Série", "title": "Étude préalable, publication, dossier de soumission du marché et adjudication", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Cahier des charges, avis de marché, procès-verbal d’ouverture des plis, rapport d’analyse des offres, procès-verbal d’attribution, arrêté ministériel, avis de marché, avis d’attribution / d’adjudication" }, { "code": "P3-02", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de services", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-03", "level": "Série", "title": "Soumission retenue pour un marché de fournitures", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance" }, { "code": "P3-04", "level": "Série", "title": "Soumission non retenue (y compris soumission dans le cadre d’une procédure infructueuse ou sans suite)", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P3", "documents": "Offre, acte d’engagement, plan de réalisation, bordereau de prix ou devis, proposition commerciale, formule d’engagement, référence, justificatif (technique, financier, juridique), attestation, certificat, situation fiscale, documentation, correspondance", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "P4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des offres et des commandes hors marchés publics", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "P" }, { "code": "P4-01", "level": "Série", "title": "Réception et examen des offres, attribution", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", 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intermédiaire", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q3-01", "level": "Série", "title": "Suivi comptable et bancaire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "État trimestriel ou mensuel des dépenses, situation annuelle des dépenses, compte annuel exécuté des dépenses, liste des factures", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q3-02", "level": "Série", "title": "Gestion des paiements et des achats", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q3", "documents": "Ordre de paiement, relevé de paiements, pièce justificative, déclaration de frais de route, note de frais, arrêté d’assimilation, demande de proposition d’engagement, facture, justificatif", "remarks": "Justification de la DUA : Code de commerce, art. 16" }, { "code": "Q4", "level": "Catégorie", "title": "Budget", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q" }, { "code": "Q4-01", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier finalisé", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Cadre comptable, formulaire de l’Inspection générale des finances (IGF) complété, plan quinquennal ou décennal, devis, facture, copie de décisions du Conseil de Gouvernement, article de presse sur des projets en cours ou réalisés, contrat de bail et autre pièce justificative, correspondance, convention de collaboration et de paiement" }, { "code": "Q4-02", "level": "Série", "title": "Projet de budget - dossier préparatoire", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Demande d’estimation des dépenses aux services ou sections, fiche financière des services, justificatif, argumentaire" }, { "code": "Q4-03", "level": "Série", "title": "Validation du budget", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Dossier du contradictoire, courrier annonçant la dotation budgétaire ou arrêt d’attribution" }, { "code": "Q4-04", "level": "Série", "title": "Ventilation et consommation des crédits", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "Q4", "documents": "Arrêté d’attribution de la dotation budgétaire, ventilation des crédits" }, { "code": "R", "level": "Domaine d’activité", "title": "Ressources humaines", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "R1", "level": "Catégorie", "title": "Gestion collective du personnel, des recrutements, des concours et des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R1-01", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des recrutements", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Plan de recrutement, note, correspondance, rapport sur la stratégie et les besoins en matière de recrutement, publication de poste" }, { "code": "R1-02", "level": "Série", "title": "Définition des besoins de recrutement", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Correspondance avec les services demandeurs, note sur l’organisation de la prise de fonction, déclaration de vacance auprès du ministère ayant la fonction publique dans ses attributions" }, { "code": "R1-03", "level": "Série", "title": "Gestion stratégique des effectifs", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Organigramme, registre du personnel, tableau des effectifs, programme de travail (gestion par objectifs des administrations), description de poste, livret d’accueil" }, { "code": "R1-04", "level": "Série", "title": "Suivi de la formation", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R1", "documents": "Copie de l’arrêté de la commission d’examen", "remarks": "Justification du sort final : L’arrêté original est conservé dans le dossier administratif de l’agent tenu par l’administration dont il relève" }, { "code": "R2", "level": "Catégorie", "title": "Dossier individuel des collaborateurs", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R2-01", "level": "Série", "title": "Recrutement et évaluation", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, fiche de notation et d’évaluation, entretien annuel ou d’appréciation, lettre de félicitations, plan de travail individuel" }, { "code": "R2-02", "level": "Série", "title": "Recrutement et carrière - documents opérationnels ou doublons du dossier du CGPO", "period": "P75Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions, lettre d’embauche, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, document attestant de la situation personnelle et familiale, certificat d’aptitude lors de l’embauche, extrait d’acte d’État-civil, relevé d’identité bancaire, lettre de démission et réponse, reconstitution de carrière et état des services, accusés de réception (clefs et badges d’accès au bâtiment), copie des arrêtés", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Ces documents sont détruits car le dossier de carrière des agents est conservé auprès du CGPO" }, { "code": "R2-03", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires majeures ou mineures*", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Décision, rapport", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final :* Mention rayée dans le dossier après 3 ans à compter de la décision sanctionnant l’agent si, dans les 3 ans qui suivent la décision disciplinaire, le fonctionnaire n’a encouru aucune nouvelle sanction disciplinaire Loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut général des fonctionnaires de l’État, art. 54 §5" }, { "code": "R2-04", "level": "Série", "title": "Formation, gestion des compétences, développement professionnel et amélioration des prestations professionnelles", "period": "P75Y", "trigger": "Date de naissance de l’agent", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Carnet de stage, procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de fin de stage sanctionnant la formation spéciale, demande, lettre de refus ou d’autorisation, validation et attestation/certificat de l’Institut national de l’administration publique (INAP)" }, { "code": "R2-05", "level": "Série", "title": "Affaires disciplinaires internes", "period": "P0Y", "trigger": "Pardon de l'autorité disciplinaire", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R2", "documents": "Ordre de justification" }, { "code": "R4", "level": "Catégorie", "title": "Justification des droits (juridiques et sociaux)", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R4-01", "level": "Série", "title": "Gestion des pouvoirs", "period": "P5Y", "trigger": "Fin de validité des pouvoirs", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Délégation de signature, procuration, nomination, déclaration de confidentialité" }, { "code": "R4-02", "level": "Série", "title": "Candidature retenue d’un étudiant pour un stage", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), copie des diplômes, lettre de recommandation, contrat et convention de stage, attestation de prise de connaissance du règlement intérieur, avenant à la convention de stage, certificat de stage" }, { "code": "R4-03", "level": "Série", "title": "ongés réglementaires", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Demande de congés normaux, spéciaux ou exceptionnels y compris les congés pour réunions des représentants du personnel, justificatif", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-04", "level": "Série", "title": "Absences pour raisons médicales", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Arrêt de travail, certificat médical (suite à examen médical d’embauche, examen médical périodique, examen médical préventif), accident de travail : rapport médical, correspondance, arrêté de congés de longue maladie, convocation aux visites médicales et certificat, arrêt maladie courte durée", "remarks": "Justification du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R4-05", "level": "Série", "title": "Contrôle de la présence", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R4", "documents": "Rapport mensuel des heures de présence, classeur des entrées et sorties (convenances personnelles, missions), bilan annuel des absences, cahier des absences", "remarks": "Justification de la DUA et du sort final : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R8", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des formations", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R8-01", "level": "Série", "title": "Organisation de la formation", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Correspondance, note, document préparatoire du plan de formation, demande de formation, publication de l’avis de stage ou du cycle de formation, organisation matérielle, programme, inscription, convocation, liste d’émargement, planning, parcours individualisé, relevé de présence, copie d’examen" }, { "code": "R8-02", "level": "Série", "title": "Contenu des formations reçues", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R8-03", "level": "Série", "title": "Contenu des formations dispensées", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R8", "documents": "Documentation (texte, brochure, catalogue), référentiel de cours spécifique, support de cours, présentation" }, { "code": "R9", "level": "Catégorie", "title": "Documents traçant le processus de recrutement", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R" }, { "code": "R9-01", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues sans constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Justification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-02", "level": "Série", "title": "Documents concernant les candidatures non retenues avec constitution d'une réserve de candidatures", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Lettre de candidature, Curriculum Vitae (CV), lettre de recommandation, copie des diplômes, questionnaire ou test précédant l’embauche et ses conclusions", "remarks": "Observation :Les candidatures peuvent être conservées deux ans avec l'accord du candidatJustification de la DUA : Guide des bonnes pratiques pour la gestion des ressources humaines au sein des administrations, CGPO" }, { "code": "R9-03", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature retenue", "period": "P1M", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "R9-04", "level": "Série", "title": "Gestion des casiers judiciaires - candidature non retenue", "period": "P0Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "R9", "documents": "Extrait de casier judiciaire", "remarks": "Justification de la DUA : - Lettre circulaire du 17 mai 2019 relative aux délais de conservation des casiers judiciaires- Loi modifiée du 29 mars 2013 relative à l’organisation du casier judiciaire et aux échanges d’informations extraites du casier judiciaire entre les États membres de l’Union européenne, art. 8-5" }, { "code": "S", "level": "Domaine d’activité", "title": "Bâtiment, équipement et informatique", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "S2", "level": "Catégorie", "title": "Gestion de la sécurité des bâtiments", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S2-01", "level": "Série", "title": "Activité relative au Délégué à la sécurité ou à la sécurité informatique", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S2", "documents": "Copie de rapport, compte-rendu de réunion, registre de la sécurité, procédure d’évacuation, fiche technique, rapport du comité local de sécurité, note d’information au personnel" }, { "code": "S2-02", "level": "Série", "title": "Sécurité des locaux", "period": "P10Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S2", "documents": "Plan d’évacuation, contrôle des installations", "remarks": "Justification du sort final : Le MECDD partage le bâtiment avec plusieurs administrations dont le Département des Travaux publics (MMTP). Ce dernier est en charge de la sécurité pour l’ensemble du bâtiment et conserve les documents originaux" }, { "code": "S4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion des véhicules et des équipements informatiques", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S4-01", "level": "Série", "title": "Gestion du parc automobile", "period": "P5Y", "trigger": "Cession/destruction/réforme du véhicule", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S4", "documents": "Déclaration de vente ou de destruction, demande d’immatriculation, réforme ou déclassement des véhicules, rapport de contrôle technique, suivi d’entretien, demande de dérogation, constat, correspondance, attestation d’assurance" }, { "code": "S5", "level": "Catégorie", "title": "Gestion opérationnelle des petits équipements", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S5-01", "level": "Série", "title": "Gestion et attribution de licences, matériel informatique, hardware, software", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S5", "documents": "Correspondance" }, { "code": "S5-02", "level": "Série", "title": "Création d’un compte utilisateur pour les agents", "period": "P1Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S5", "documents": "Correspondance" }, { "code": "S6", "level": "Catégorie", "title": "Suivi technique et logistique courant", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S" }, { "code": "S6-01", "level": "Série", "title": "Gestion courante des véhicules", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S6", "documents": "Planning d’utilisation des véhicules, carnet de bord, relevé des consommations de carburant, relevé kilométrique" }, { "code": "S6-02", "level": "Série", "title": "Entretien des bâtiments et surveillance de la salubrité", "period": "P2Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "S6", "documents": "Demande d’intervention" }, { "code": "T", "level": "Domaine d’activité", "title": "Information, documentation et archives", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "MECDD" }, { "code": "T1", "level": "Catégorie", "title": "Documentation utilisateur", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T" }, { "code": "T1-01", "level": "Série", "title": "Documentation technique et logicielle", "period": "P15Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T1", "documents": "Manuel d’utilisation, note, documentation" }, { "code": "T1-02", "level": "Série", "title": "Documentation métier et administrative", 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correspondance avec la Commission d’accès aux documents, avis" }, { "code": "T2-02", "level": "Série", "title": "Demandes d’accès aux documents du producteur", "period": "P15Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T2", "documents": "Demande, lettre de réponse" }, { "code": "T2-03", "level": "Série", "title": "Gestion de la protection des données à caractère personnel (RGPD)", "period": "P15Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T2", "documents": "Convocation, procès-verbal de réunion avec le DPO de l’État et la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), note de service, lettre, registre des traitements*", "remarks": "Observation : * Le MECDD n’a pas d’action à entreprendre en vue de la collecte des données sur Datareg" }, { "code": "T2-04", "level": "Série", "title": "Archivage courant et intermédiaire", "period": "P15Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "C", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T2", "documents": "Système de classement, convention de nommage, tableau de gestion, correspondance avec les ANLux" }, { "code": "T2-05", "level": "Série", "title": "Gestion des destructions et des versements aux Archives nationales", "period": "P999Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T2", "documents": "Convention tableau de tri, tableau de tri, inventaire, demande d’évaluation des fonds, bordereau d’élimination, bordereau de versement, correspondance", "remarks": "Justification du sort final : Les documents originaux sont conservés aux ANLux" }, { "code": "T4", "level": "Catégorie", "title": "Gestion courante de l’information", "usable": false, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T" }, { "code": "T4-01", "level": "Série", "title": "Demandes d’exercice de droits liés au RGPD", "period": "P5Y", "trigger": "Date fin dossier", "action": "D", "usable": true, "validFrom": "2021-03-23T00:00:00", "parentCode": "T4", "documents": "Transmission de dossiers personnels, réponse du producteur, dossier auprès de la CNPD" } ] }